Am 30. Juni 2022 ist für weitere meldepflichtige Unternehmen (GmbH, Genossenschaft und Partnerschaftsgesellschaft) die Umsetzungsfrist zur Vornahme von Meldungen zum Transparenzregister abgelaufen (wir berichteten u. a. im Januar dieses Jahres). Kurz vor Ablauf dieser wichtigen Umsetzungsfrist hatte das Bundesverwaltungsamt seine Übersicht mit Fragen und Antworten zum Transparenzregister („FAQ") aktualisiert. Aus diesem Anlass möchten wir noch einmal auf die geänderte Rechtslage bei der Meldepflicht sowie einzelne Änderungen in den FAQ aufmerksam machen.

Ablauf wichtiger Umsetzungsfristen zur Vornahme von Meldungen zum Transparenzregister

Seit der Einführung des Transparenzregisters im Jahr 2017 sind u. a. juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften verpflichtet, Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister (www.transparenzregister.de) mitzuteilen (§ 20 GwG). Zu den wirtschaftlich Berechtigten zählt jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile und/oder mehr als 25 % der Stimmrechte der meldepflichtigen Vereinigung kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über diese ausübt (§ 3 GwG). Hat die Vereinigung keinen solchen (tatsächlich) wirtschaftlich Berechtigten, gelten die jeweiligen gesetzlichen Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner der meldepflichtigen Vereinigung jeweils als (fiktiv) wirtschaftlich Berechtigter.

Mit dem am 1. August 2021 in Kraft getretenen Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) wurden die geldwäscherechtlichen Vorgaben und Meldepflichten zum Transparenzregister weiter verschärft (wir berichteten im April und August 2021 sowie im Januar 2022). Die wesentlichste Änderung durch das TraFinG betrifft die Mitteilungsfiktion (§ 20 Abs. 2 GwG a.F.), die ersatzlos entfallen ist. Nach der Mitteilungsfiktion galt die Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister als erfüllt, wenn sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten aus bestimmten, elektronisch abrufbaren Dokumenten ergaben (bspw. Handelsregisterauszug oder Gesellschafterliste).

Durch den vollständigen Wegfall der Mitteilungsfiktion sind alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften verpflichtet, ihren wirtschaftlich Berechtigten aktiv an das Transparenzregister zur Eintragung zu melden. Existiert kein tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter, ist der bzw. sind die fiktiv wirtschaftlich Berechtigten zur Eintragung zu melden. Für alle meldepflichtigen Vereinigungen, die noch nie eine Eintragung im Transparenzregister veranlasst haben, besteht daher in jedem Fall Handlungsbedarf. Die Umsetzungsfristen, binnen derer die Meldung zum Transparenzregister erfolgt sein muss, unterscheiden sich je nach der Rechtsform der meldepflichtigen Vereinigung:

• Für die Aktiengesellschaft, die Kommanditgesellschaft auf Aktien und die SE ist die Frist am 31. März 2022 abgelaufen.
• Für die GmbH, die Genossenschaft und die Partnerschaftsgesellschaft endete die Frist am 30. Juni 2022.
• Für alle anderen Gesellschaftsformen (u. a. die GmbH & Co. KG) endet die Frist am 31. Dezember 2022.

Die Umsetzungsfristen gelten ausschließlich für solche Vereinigungen, die ihren Mitteilungspflichten nach der bisher geltenden Rechtslage nachgekommen waren. In anderen Konstellationen, wie z. B. auch der Neugründung einer Gesellschaft oder einer Änderung der wirtschaftlich Berechtigten seit Inkrafttreten des TraFinG, kommt die Umsetzungsfrist den meldepflichtigen Vereinigungen nicht zugute, sondern es sind unverzüglich (aktualisierte) Meldungen zu machen.

Bei der Prüfung der Meldelage ist zu beachten, dass die Meldungen zum Transparenzregister grundsätzlich den gesamten Zeitraum seit Oktober 2017 (oder späterer Gründung) abdecken müssen. Anderes gilt nur dann, wenn sich eine Vereinigung bislang auf die bis Ende Juli 2021 geltende Mitteilungsfiktion nach § 20 Abs. 2 GwG a. F. berufen konnte; soweit sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten seit dem 1. August 2021 verändern bzw. verändert haben, besteht eine umfassende Verpflichtung zur unmittelbaren Eintragung sowie zu einer nachfolgenden fortlaufenden Aktualisierung (so auch die FAQ des Bundesverwaltungsamtes).

Der Fristablauf am 30. Juni 2022 für die Umsetzung der Meldepflichten bei der GmbH, der Genossenschaft und der Partnerschaftsgesellschaft sollte für alle meldepflichtigen Vereinigungen (unabhängig von der Rechtsform) Anlass zur Überprüfung der bisher eingereichten Meldungen und gegebenenfalls deren Ergänzung oder Nachholung sein - dies nicht zuletzt deshalb, weil Verstöße gegen die Meldepflichten u. a. mit empfindlichen Bußgeldern sanktioniert werden können.

Aktualisierung der Auslegungshinweise des Bundesverwaltungsamtes

Bei der Überprüfung der Meldelage sollten auch die jüngst überarbeiteten FAQ des Bundesverwaltungsamts („BVA") berücksichtigt werden. Ohne die Änderungen im Detail zu erörtern, sei exemplarisch darauf hingewiesen, dass die FAQ nun Hinweise zum Nießbrauch an Gesellschaftsanteilen enthalten. Nach Ansicht des BVA folgt aus dem Nießbrauchsrecht selbst keine wirtschaftliche Berechtigung, es sei jedoch stets zu prüfen, ob der Nießbrauchgeber mittelbar oder unmittelbar aus dem zugrundeliegenden Schuldverhältnis verpflichtet ist, bei der Stimmabgabe die Interessen des Nießbrauchberechtigten zu berücksichtigen (Stimmrechtsvereinbarung). Wird hierbei die Hürde von 25 % der Stimmrechtsanteile überschritten, gilt nach Ansicht des BVA auch der Nießbrauchberechtigte aufgrund der (mittelbaren) Kontrolle der Stimmrechte als wirtschaftlich Berechtigter. Weitere Ergänzungen der Hinweise zur wirtschaftlichen Berechtigung betreffen etwa den Insolvenzverwalter und den Testamentsvollstrecker, die ebenfalls zu den tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten einer Vereinigung zählen können.

In Bezug auf den Inhalt der vorzunehmenden Mitteilung ist hervorzuheben, dass die Angabe des Umfangs der wirtschaftlichen Berechtigung nach Ansicht des BVA durch Nennung eines Prozentwertes mit zwei Nachkommastellen zu erfolgen hat und dass die zweite Nachkommastelle stets und ausnahmslos aufzurunden ist. Bei einer Kapitalbeteiligung von 25,000001 % ist ausweislich der FAQ unter Umfang somit z. B. 25,01 % einzutragen. Es erfolgt keine kaufmännische Rundung und keine Kappung.

Generell ist zu beachten, dass ausnahmslos jede Veränderung der Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten unverzüglich dem Transparenzregister zu melden ist. Wie auch vom BVA klargestellt wird, zählen dazu jegliche Änderungen sowohl in den Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten (u. a. Nachname, Wohnort) als auch in der Beteiligungsstruktur (u. a. Änderung im Umfang des wirtschaftlichen Interesses, soweit konkrete Angaben erfolgt sind; Wechsel der wirtschaftlich Berechtigten). Auch ein Wohnortwechsel oder eine marginale Veränderung der Beteiligungsquote von z. B. nur 0,01 % ziehen dementsprechend eine Meldepflicht nach sich. Sind der oder die Geschäftsführer als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister eingetragen, werden auch durch Änderungen bei den Geschäftsführern entsprechende Meldepflichten ausgelöst, z. B. wenn ein zusätzlicher Geschäftsführer bestellt wird.

Sollten Sie zu Themen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister Fragen haben, sprechen Sie uns gern an. Hierfür stehen Ihnen insbesondere unserer gesellschaftsrechtlichen Partner Dr. Sebastian Bednarz und Thomas Rieck zur Verfügung.