Nicht alle Unternehmen können anfallende IT-Aufgaben intern lösen. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von Kosteneinsparungen bis hin zu fehlendem Fachwissen für neue IT-Themen. Viele mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ob und wie sie ihre IT-Aufgaben auslagern sollen. Wir stellen verschiedene Strategien für ein IT-Outsourcing vor und erklären, wo Chancen und Risiken liegen.

Warum IT-Outsourcing?

Gründe und Ziele für die Auslagerung der IT an einen externen Anbieter sind unter anderem:

• Kostenoptimierung
• Verlust von Schlüsselmitarbeitern
• Mangelndes Fachwissen für neue Technologien
• Hohe, notwendige Investitionen in Hardware und Software
• Unzufriedenheit mit der Leistung der IT
• Verkrustete Strukturen und wenig Flexibilität im IT-Umfeld

Beispiele für IT-Outsourcing

IT-Dienste können theoretisch in beliebige Teile geschnitten werden, jedoch sind dabei auch immer technologische und organisatorische Aspekte zu berücksichtigen. Hier ein paar typische Beispiele:

• Outsourcing generell: Vollständige oder teilweise Auslagerung von IT-Funktionen wie Infrastrukturmanagement, Anwendungsentwicklung und -wartung, Helpdesk-Services etc. an einen externen Dienstleister.
• Managed Services: Ein Dienstleister übernimmt die kontinuierliche Verantwortung für die Verwaltung und/oder Wartung von IT-Prozessen oder -Systemen. Managed Services umfassen häufig spezifische Dienstleistungen wie Managed Security, Managed Networks oder Managed Applications.
• Cloud-Computing-Services: Unternehmen nutzen Infrastruktur, Plattformen oder Software, die von Cloud-Service-Providern über das Internet zur Verfügung gestellt werden (IaaS, PaaS, SaaS).
• Offshoring: Auslagerung von IT-Dienstleistungen an Unternehmen in Ländern mit niedrigeren Arbeitskosten. Offshoring kann die Entwicklung und Wartung von Software, Support und andere IT-Dienstleistungen umfassen.
• Nearshoring: Ähnlich wie Offshoring, jedoch werden die Dienstleistungen an Unternehmen in geografisch näher gelegenen Ländern ausgelagert, um Vorteile wie geringere Zeitunterschiede und kulturelle Nähe zu nutzen
  
  

Teil- oder Volloutsourcing: Die Bedeutung einer gründlichen Voranalyse

Insbesondere Anbieter von „Managed IT Services“, also Anbietern für das Volloutsourcing, versprechen potenziellen Kunden gerne eine Lösung für ihre vielfältigen Probleme und werben mit der Verbesserung durch Volloutsourcing. Allerdings ist gerade in diesem Bereich eine gründliche Voruntersuchung wichtig, da neben den offensichtlichen Vorteilen auch signifikante (finanzielle) Risiken bestehen.

Ein kritischer Punkt in der Überlegung zum IT-Outsourcing ist die Erkenntnis, dass der Zustand der bestehenden IT oft ein Spiegelbild der Vorgaben und Haltung der Unternehmensführung ist. Diese Einsicht ist wichtig, um zu verstehen, dass Outsourcing nicht per se alle strukturellen Probleme löst. Im besten Fall werden diese lediglich verlagert, was zu erhöhten Kosten führen kann. Im schlechtesten Fall können sich die organisatorischen Herausforderungen derart verstärken, dass ein Rückzug aus dem Outsourcing erwogen werden muss.

Strukturelle Anpassungen für ein erfolgreiches IT-Outsourcing

Ein praxisnahes Beispiel für die Herausforderungen im IT-Support kleinerer Unternehmen ist das Fehlen angemessener Ticket-Systeme. Das verbreitete "Hey-Joe-Prinzip", bei dem IT-Anfragen informell und ad-hoc gestellt werden, ist bei ausgelagerten IT-Strukturen nicht mehr haltbar. Die Umstellung auf ein striktes Ticket-System (und eine mögliche räumliche sowie sprachliche Distanz zu IT-Dienstleistern im Ausland) kann sich für die Mitarbeitenden sehr disruptiv anfühlen und bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung, um Akzeptanzprobleme zu vermeiden.

Um die Akzeptanz zu erhöhen, bieten viele Dienstleister angepasste Lösungen an, wie beispielsweise lokale IT-Mitarbeitende, deutschsprachige Ansprechpartner oder VIP-Services für Führungskräfte. Diese Zusatzservices können jedoch die Kosten signifikant erhöhen.

IT-Umfeld-Analyse: Strategische Entscheidungen treffen

Um Kostenfallen zu vermeiden, empfehlen wir Unternehmen, zunächst eine gründliche Analyse ihres IT-Umfeldes durchzuführen. Auf dieser Basis kann dann eine fundierte Entscheidung („Make-or-buy“) getroffen werden, ob und in welchem Umfang ein Outsourcing sinnvoll ist. Diese Analyse kann zu unterschiedlichen Empfehlungen führen, von einer generellen Ablehnung bis hin zu einer ausdrücklichen Befürwortung des Outsourcings. Eine differenzierte Betrachtung zeigt oft, dass nur Teilbereiche ausgelagert werden sollten, während andere besser intern bleiben.

Besonders bei partiellen Outsourcing-Projekten ist die klare Definition des Service-Übergangs – der so genannte „Service Cut“ – von entscheidender Bedeutung. Gerade im regulierten Umfeld müssen zudem die Chancen und Risiken gegeneinander abgewogen werden.  Dieses Thema trifft besonders den Bereich des „Offshorings“ also der IT-Auslagerung in Länder zumeist außerhalb der EU. Es sollte im Vorfeld evaluiert werden, ob alle regulatorischen Anforderungen, z. B. die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung,  tatsächlich eingehalten werden können.

Mit transparenter Kommunikation innere Widerstände überwinden

Wenn sich nach Abschluss der Analysen abzeichnet, dass ein Outsourcing erforderlich ist, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Mitarbeitende können auf disruptive Veränderungen im IT-Umfeld womöglich sehr skeptisch reagieren. Transparente Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess sind daher entscheidend.

Es ist kaum überraschend, dass insbesondere betroffene IT-Mitarbeitende oft skeptisch gegenüber IT-Outsourcing stehen. Angesichts des weit verbreiteten Fachkräftemangels ist ein sensibler Ansatz hier besonders wichtig. Aus diesem Grund bieten Outsourcing-Dienstleister häufig an, bestehende IT-Fachkräfte zu übernehmen. Dennoch darf nicht außer Acht gelassen werden, dass auch für die effektive Steuerung des IT-Outsourcings weiterhin IT-Expertise erforderlich ist.

IT-Outsourcing setzt sorgfältige Analyse voraus

Zusammenfassend muss hervorgehoben werden, dass das IT-Outsourcing im Mittelstand eine sorgfältige Abwägung der Chancen und Risiken voraussetzt. Eine umfassende Analyse und Planung sind entscheidend, um die richtigen Bereiche für eine Auslagerung zu identifizieren und die möglichen Vorteile des Outsourcings optimal zu nutzen.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Hilfe im Bereich dieser IT-Umfeldanalysen benötigen. Wir stehen Ihnen mit unserem Wissen und unserer Erfahrung gerne zur Seite und prüfen, ob und welche Form des IT-Outsourcings für Sie vorteilhaft wäre.