Sachbezüge wie z.B. wiederaufladbare Geschenkkarten, die Privatnutzung eines Dienstwagens oder Tankgutscheine sind flexibel und können individuell eingesetzt werden. Sie sorgen für Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. In Zeiten des Personalmangels sind Mitarbeitervorteile - Corporate Benefits genannt – ein fester Bestandteil im Hinblick auf die Attraktivität als Arbeitgeber. Sachbezüge sind sowohl aus Arbeitnehmer- als auch Arbeitgebersicht beliebte Möglichkeiten zur Nettolohnoptimierung, da sie unter gewissen Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden können.

In Betriebsprüfungen rücken die Gutscheinkarten immer häufiger in den Fokus der Prüfer und führen häufig zum ungewollten lohnsteuerpflichtigen Zufluss bei den Mitarbeitenden und zu Nachzahlungen der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben.

Überblick und Entwicklung der steuerlichen Regelungen

Bei der Berechnung der Einnahmen bleiben bestimmte Sachbezüge außer Ansatz, wenn die sich daraus ergebenden Vorteile die Freigrenze von insgesamt EUR 44,00 (bis zum 31. Dezember 2021) bzw. EUR 50,00 (seit dem 1. Januar 2022) pro Kalendermonat nicht übersteigen.

Mit Wirkung zum 1. Januar 2020 ist die Abgrenzung zwischen Sach- und Barlohn gesetzlich normiert. Demnach sind zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, grundsätzlich keine Sachbezüge mehr, sondern Geldleistungen. Gutscheine und Geldkarten gelten mithin nur noch dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und - als neue Voraussetzung - auch die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchstaben a), b) oder c) des Zahlungsdienstaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.

• 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchstabe a) ZAG definiert insbesondere Gutscheine oder Geldkarten, die dazu berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette des Gutscheinausstellers im In- oder Ausland zu beziehen. Außerdem werden Gutscheine oder Geldkarten begünstigt, die dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen. Beispiele hierzu sind u. a. wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel, Shop-in-shop-Lösungen, Tankgutscheine, Centergutscheine etc.
• 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchstabe b) ZAG definiert Gutscheine oder Geldkarten, die dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette im In- oder Ausland zu beziehen. Hierzu zählen Gutscheine und Geldkarten für z. B.: Kraftstoff, Streamingdienste für Film und Musik, Beautykarten etc.
• In den Anwendungsbereich von § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchstabe c) ZAG fallen Gutscheine oder Geldkarten, um bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland zu beziehen (Zweckkarten), wie z. B. Papier-Essensmarken, Karten für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen etc.

Fallen die Gutscheine oder Geldkarten nicht in einer der vorstehend genannten Kategorien, werden sie nicht als Sachbezug, sondern als Geld betrachtet. Explizit nicht begünstigt sind nachträgliche Kostenerstattungen.

Für die Umstellung der Gutscheinsysteme auf die geänderten Bedingungen galt bis zum 31. Dezember 2021 eine Übergangsregelung. Für den Zeitraum vom 1. Januar 2020 bis 31. Dezember 2021 wurden Gutscheine und Geldkarten, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigten und keine Zahlungsfunktion besaßen, ungeachtet der geltenden Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG weiterhin als Sachbezug anerkannt.

Mit Wirkung ab dem 1. Januar 2020 können die jeweils geltenden Freigrenzen i.H.v. EUR 44,00 bzw. EUR 50,00 nur noch genutzt werden, wenn die Gewährung der Gutscheine und Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.

Sozialversicherungsrechtliche Regelungen

Im Hinblick auf die sozialversicherungsrechtliche Behandlung gilt, dass grundsätzlich für Sachbezüge keine Sozialversicherungsbeiträge fällig werden, soweit dafür keine Steuern anfallen. Das Sozialversicherungsrecht folgt somit weitestgehend dem Steuerrecht. Allerdings hat das Bundessozialgericht in einer neueren Entscheidung zum Thema Sachbezug klargestellt, dass dies kein Automatismus ist und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung auch abweichen kann (BSG, 23. Februar 2021 - B 12 R 21/18 R). In der vorgenannten Entscheidung hat das BSG zudem ausgeführt, dass eine Sozialversicherungsfreiheit eines Sachbezugs nur dann in Betracht kommt, wenn der Arbeitgeber grundsätzlich eine Sachleistung schuldet.

Praktische Umsetzung der geänderten Vorgaben

Um Sachbezüge in Form von Gutscheinkarten ab dem 01. Januar 2020 weiterhin steuerfrei gewähren zu können, muss wegen des neuen Zusätzlichkeitserfordernisses sichergestellt sein, dass

• der Gegenwert der Gutscheinkarte nicht auf den Arbeitslohn angerechnet wird,
• der Arbeitslohn nicht anlässlich Sachbezugs reduziert wird,
• beim Wegfall der Gewährung der Arbeitslohn nicht erhöht wird,
• oder dass die Gutscheinkarte nicht anstelle einer bereits vereinbarten Lohnerhöhung gewährt wird.

Im Ergebnis muss die Gutscheinkarte tatsächlich als echte Zusatzleistung zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass tatsächlich die Leistung eines Sachbezugs und nicht eine Geldleistung vom Arbeitgeber geschuldet ist, die dann durch einen Gutschein, eine Tankkarte etc. erfüllt wird.

Kritische Prüfung bestehender Corporate Benefits erforderlich

Im Hinblick auf die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Risiken und mögliche Beanstandungen bei den Lohnsteuer-Außen- und Betriebsprüfungen sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die aktuell gültigen gesetzlichen Regelungen und Vorgaben erfüllt sind. In Betrieben mit Betriebsrat ist zu beachten, dass eine etwaig erforderliche Anpassung eines bestehenden Gutscheinkartensystems an die geänderten gesetzlichen Anforderungen ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG auslösen kann. Die Gewährung einer Gutscheinkarte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn kann sich auf die betriebliche Lohngestaltung auswirken. Dies gilt auch dann, wenn bislang keine Betriebsvereinbarung über die Gewährung der Gutscheinkarten abgeschlossen wurde. Gehen Mitarbeitende mit den Kosten für eine Sachzuwendung in Vorleistung, liegt eine nachträgliche Kostenerstattung vor, die als Barlohn nach individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu versteuern ist. Gutscheine, die für eine uneingeschränkte Produktpalette eingelöst werden können, werden seit dem 1. Januar 2022 ebenfalls nicht mehr als Sachzuwendung begünstigt. Dies gilt insbesondere für Gutscheine von Online-Händlern.

Die Handhabung der Gutscheine und etwaigen Regelungen in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen sollten – sofern noch nicht geschehen – dringend an die geänderte Gesetzeslage und insbesondere an die seit dem 1. Januar 2020 geforderte Zusätzlichkeit der Leistungen angepasst werden.