In der Vergangenheit konnten sich Arbeitgeber darauf verlassen, dass Urlaubsansprüche ihrer Arbeitnehmer regelmäßig zum Ende des Kalenderjahres, jedenfalls aber mit Ablauf des 31. März des Folgejahres verfielen, sofern der Arbeitnehmer die Urlaubsgewährung nicht beantragt hatte. Ausnahmen galten nur im Falle einer Langzeiterkrankung. Dies hat sich aufgrund neuer Entwicklungen in der Rechtsprechung geändert, auf die wir bereits im November 2018 hingewiesen haben. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat die entsprechenden Anforderungen zwischenzeitlich konkretisiert. Was Arbeitgeber jetzt tun müssen, stellen wir im Folgenden genauer dar.

1.    Neue Anforderungen der Rechtsprechung

Das BAG hat in der kürzlich veröffentlichten Begründung seiner Entscheidung vom 19. Februar 2019 (Az.: 9 AZR 423/16) in Umsetzung der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 6. November 2018 (Az.: C-684/16) grundlegend neue Anforderungen für den Verfall von Urlaubsansprüchen aufgestellt.

Zwar hatte der EuGH der teilweise vertretenen Ansicht, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer „zwangsweise“ beurlauben müssen, eine klare Absage erteilt. Der EuGH und ihm folgend das BAG gehen jedoch davon aus, dass Urlaubsansprüche nur dann zum Jahresende bzw. mit Ablauf des jeweiligen Übertragungszeitraums – in der Regel der 31. März des Folgejahres – verfallen, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich in die Lage versetzt wurde, den ihm zustehenden Urlaub in Anspruch zu nehmen. Dies setze voraus, dass der Arbeitgeber

  • den Arbeitnehmer über seinen konkreten Jahresurlaubsanspruch informiere,
  • ihn zur Urlaubsnahme im aktuellen Urlaubsjahr auffordere und
  • ihn über den möglichen Verfall des Urlaubs aufkläre, der eintritt, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub nicht beantragt.

Nur wenn ein Arbeitnehmer dennoch aus freien Stücken und in voller Kenntnis der sich daraus ergebenden Konsequenzen darauf verzichtet, seinen Urlaub zu nehmen, darf ein Verfall des Resturlaubs eintreten. Fehlt eine entsprechende Aufklärung durch den Arbeitgeber, verfällt daher der restliche Urlaubsanspruch nicht. Er kann vom Arbeitnehmer auch noch in späteren Jahren beansprucht werden oder ist im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten.

Im Streitfall muss der Arbeitgeber beweisen, dass er seinen Hinweispflichten ausreichend nachgekommen ist.

2.    Erfasste Urlaubsansprüche

Die Informationspflicht gilt nach den Ausführungen des EuGH im Grundsatz nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen (Urteil v. 16. Januar 2019 – Az. 2 Sa 567/18) hat sie zudem auf den Zusatzurlaub für Schwerbehinderte erstreckt.

Inwieweit davon auch arbeitsvertraglicher oder tariflicher Mehrurlaub erfasst wird, soll nach zum Teil vertretener Auffassung davon abhängen, ob im Arbeits- bzw. Tarifvertrag eine entsprechende Differenzierung erfolgt ist. Hier stellt sich die Frage, ob schon die abstrakte Differenzierung zwischen Mindesturlaub und Mehrurlaub ausreicht oder ob – aus Transparenzgründen – eigenständige Verfallregelungen für den Mehrurlaub getroffen werden müssen. Im Zweifel dürfte es aber einfacher und sicherer sein, in der erforderlichen Information auch auf den drohenden Verfall des Mehrurlaubs hinzuweisen.

Die Auswirkungen einer unterlassenen Information der Arbeitnehmer betreffen nicht nur die Zukunft, sondern könnten auch für – vermeintlich schon verfallene – Urlaubsansprüche aus zurückliegenden Jahren relevant werden. Das BAG hat in seiner Entscheidung angedeutet, dass es ein Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus der Vergangenheit zulassen wird. Der Arbeitgeber könne das uneingeschränkte Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren dadurch vermeiden, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten für den Urlaub aus zurückliegenden Jahren im aktuellen Urlaubsjahr nachhole. Nehme der Arbeitnehmer den kumulierten Urlaub nach einer solchen Information nicht in Anspruch, verfalle dieser mit dem Ablauf des aktuellen Urlaubsjahres. Voraussetzung ist dabei jedoch stets, dass die Hinweise des Arbeitgebers vollständig sind und ausdrücklich vor dem Eintritt des Verfalls warnen.

Daran anknüpfend hat das Landesarbeitsgericht Köln in einer Entscheidung vom 9. April 2019 (Az. 4 Sa 242/18) einem Arbeitnehmer, der im Jahr 2017 geklagt hatte, Ansprüche auf Abgeltung seines nicht genommenen Urlaubs aus den Jahren 2014 bis 2017 zugesprochen. Ob andere Gerichte dem folgen werden, ob und inwieweit ggf. Vertrauensschutz für Arbeitgeber gewährt wird bzw. zumindest die Grenzen der Verjährung zur Anwendung kommen, bleibt abzuwarten.

Es wird allerdings aus Arbeitgebersicht kaum ratsam sein, vorbeugend sämtliche Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass ihnen möglicherweise noch restliche Urlaubsansprüche aus früheren Jahren zustehen, denn in diesem Fall müsste der Arbeitgeber auch bereit sein, diesen Urlaub zu gewähren. Bestehende Risiken sind aber in jedem Fall zu prüfen und können ggf. die Bildung von Rückstellungen erforderlich machen.

3.    Konkrete Ausgestaltung der Information

Um den Verfall von nicht in Anspruch genommenem Urlaub zu sichern, sollten Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer deshalb künftig

  • zu Beginn jedes Kalenderjahres darauf hinweisen, wie hoch der individuelle Urlaubsanspruch des einzelnen Arbeitnehmers – einschließlich des übertragenen Urlaubs aus dem oder den Vorjahren – ist,

  • dazu auffordern, den Urlaub vollständig während des Urlaubsjahres bzw. im Hinblick auf übertragenen Urlaub aus dem Vorjahr bis zum Ende des jeweiligen Übertragungszeitraumes in Anspruch zu nehmen,

  • darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn der Arbeitnehmer in der Lage war, seinen Urlaub im betreffenden Zeitraum zu nehmen und ihn gleichwohl nicht rechtzeitig beantragt hat. Dabei sollten auch die Voraussetzungen einer etwaigen Übertragung ins Folgejahr dargestellt werden.

Noch ungeklärt ist, ob darüber hinaus auf die Regelungen zum Verfall von Urlaubsansprüchen bei andauernder Krankheit hingewiesen werden muss, um deren Verfall nach 15 Monaten zu gewährleisten. An sich erscheint dies überflüssig, weil die Gesundung und damit die Möglichkeit der Inanspruchnahme des Urlaubs vom erkrankten Arbeitnehmer nicht unmittelbar zu beeinflussen sind. Bei der Rückkehr von Langzeitkranken, bei denen der Verfall von Urlaubsansprüchen droht, kann eine solche Information hingegen geboten sein.

Auch in anderen Fällen wie z.B. der Rückkehr aus der Elternzeit muss auf besondere Verfallsregelungen hingewiesen werden.

Die Information der Arbeitnehmer muss nicht schriftlich im Sinne einer echten Schriftform erfolgen. Sie sollte aber in Textform vorgenommen und zu Nachweiszwecken dokumentiert werden, z. B. per E-Mail mit entsprechender Bestätigung der Kenntnisnahme oder als Begleitschreiben zur Gehaltsabrechnung mit Empfangsquittung. Nicht ausreichen sollen abstrakte Angaben, etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt, in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen.

Eine unterjährige Wiederholung oder Aktualisierung der Hinweise ist nach Ansicht des BAG in der Regel nicht notwendig. Es kann im Einzelfall abhängig von den üblichen Abläufen der Urlaubsplanung oder bei von § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz abweichenden Übertragungsregelungen sinnvoll sein, die Information generell erst zu einem späteren Zeitpunkt vorzunehmen oder im zweiten Halbjahr zu wiederholen. Im Hinblick auf den Verfall übertragener Urlaubsansprüche muss eine Information aber rechtzeitig vor dem Ende des jeweiligen Übertragungszeitraumes erfolgen.  

Nicht vergessen werden darf die Information unterjährig neu eintretender Arbeitnehmer, wobei hinsichtlich des Umfangs des Urlaubsanspruchs auf die gesetzlichen bzw. vertraglichen Regelungen zum Teilurlaubsanspruch hinzuweisen ist.

Hierzu sollten entsprechende standardisierte Prozesse implementiert werden. Bei der Ausgestaltung dieser Prozesse und der Formulierung der erforderlichen Hinweise unterstützen wir Sie gern.