Vorsteuervergütungsverfahren

Frist für Vorsteuervergütung 2022 innerhalb der EU endet am 30. September 2023

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Im Ausland gezahlte Umsatzsteuer kann sich ein Unternehmer nicht im Zuge seiner inländischen Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung erstatten lassen. Vielmehr muss die Vorsteuervergütung gegenüber dem Staat geltend gemacht werden, von dem die Umsatzsteuer erhoben wurde.

Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?

Das sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren bietet Unternehmern die Möglichkeit sich im Ausland gezahlte Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Hierzu berechtigt ist grundsätzlich nur, wer vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer ist. Zudem darf der Unternehmer nicht bereits in dem betreffenden Staat umsatzsteuerrechtlich registriert sein. Insoweit geht das Erfordernis, sich z. B. aufgrund im Ausland getätigter steuerbarer und steuerpflichtiger Umsätze umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor.

Wie funktioniert das Vorsteuervergütungsverfahren?

Je nachdem ob eine Vorsteuervergütung innerhalb oder außerhalb der EU beantragt wird, gelten unterschiedliche Regeln.

Vorsteuervergütung durch andere EU-Mitgliedstaaten

Die Vergütung durch andere EU-Mitgliedstaaten ist unter anderem an folgende Voraussetzungen gebunden:

  • Der Antrag auf Vorsteuervergütung ist elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einzureichen. Für die Nutzung des BZStOnline-Portals ist ein Zertifikat erforderlich.
  • Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. September des folgenden Kalenderjahres, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist, zu stellen.
  • Anträge auf Vorsteuervergütung können grundsätzlich unterjährig bestimmte Zeiträume oder ein Kalenderjahr betreffen. Die beantragte Vergütung muss mindestens EUR 400 betragen. Bei einem Vergütungszeitraum, welcher das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Kalenderjahres ist, muss die beantragte Vergütung mindestens 50 Euro betragen.

Zu beachten ist dabei, dass die einzelnen Mitgliedsstaaten an die Anträge auf Vorsteuervergütung weitere Anforderungen wie z. B. die genutzte Sprache oder das Vorliegen von elektronischen Kopien der Originalrechnungen knüpfen.

Vorsteuervergütungsverfahren Drittland

Anträge auf Vergütung von im Drittland gezahlter Umsatzsteuer müssen direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde gestellt werden. Jede ausländische Behörde stellt dafür ein eigenes Antragsformular zur Verfügung. Die Antragsformulare werden zwischen den einzelnen Behörden nicht ausgetauscht. Bei Drittstaaten wird die Vergütung von Vorsteuer nur bei sogenannter Gegenseitigkeit gewährt, d.h. dass der betreffende Drittstaat, sofern dieser Umsatzsteuer oder eine ähnliche Steuer erhebt, diese in vergleichbaren Fällen vergüten muss.

Ein Antrag auf Vergütung der Vorsteuer durch Drittstaaten muss bei der zuständigen ausländischen Behörde in der Regel spätestens am 30. Juni des folgenden Jahres eingegangen sein.

Ein Nachweis darüber, dass der Antragsteller als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eingetragen ist (USt 1 TN), wird i. d. R. vom zuständigen inländischen Finanzamt ausgestellt.

Risiken im Zusammenhang mit einem Antrag auf Vorsteuervergütung

Die Risiken im Zusammenhang mit einem Vorsteuervergütungsverfahren sind vielfältig. Oftmals führen formelle Mängel zur Ablehnung der begehrten Vorsteuervergütung. Besondere Aufmerksamkeit sollte auf den Antragsinhalt gelegt werden. Wird der Abzug ausländischer Vorsteuer im Falle einer umsatzsteuerlichen Registrierung im allgemeinen Besteuerungsverfahren geltend gemacht, sollten auch hier die Voraussetzungen geprüft werden. Es besteht insbesondere das Risiko, dass auf das Vorsteuervergütungsverfahren verwiesen wird, sofern eine Registrierungspflicht tatsächlich nicht besteht. Im Regelfall erfolgt die Versagung des Vorsteuerabzugs nach Ablauf der Antragsfrist für die Vorsteuervergütung, so dass damit eine Effektivbelastung verbunden ist.

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