Im Zuge der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie wurde durch den Gesetzgeber für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung nunmehr eine gesetzliche Grundlage für die Beschlussfassung außerhalb von Präsenzversammlungen geschaffen. Gemäß dem hinzugefügten Satz in § 48 Absatz 1 des GmbH-Gesetz, sind nunmehr – unabhängig von der jeweiligen aktuellen Regelung in der Satzung einer GmbH – auch virtuelle Gesellschafterversammlungen möglich. Gemäß der bereits zum 1. August 2022 in Kraft getretenen Änderungen können Gesellschafterversammlungen nun auch grundsätzlich fernmündlich oder mittels Videokommunikation abgehalten werden. Der Gesetzgeber wollte damit der veränderten Lebenswirklichkeit nach der Covid-19-Pandemie und den neuen elektronischen Kommunikationsmitteln Rechnung tragen. Wesentliche Voraussetzung ist jedoch, dass sämtliche Gesellschafter mit einer solchen Beschlussfassung einverstanden sind.

Status quo der virtuellen Gesellschafterversammlung in der GmbH

Das GmbH-Gesetz sah bisher nur vor, dass Beschlüsse der Gesellschafter „in Versammlungen" gefasst werden. Traditionell werden darunter ausschließlich Treffen der Gesellschafter bei gleichzeitiger Anwesenheit an einem Ort verstanden (Präsenzversammlung). Eine gesetzliche Grundlage für Gesellschafterversammlungen, die etwa im Wege einer Videokonferenz abgehalten wurden, gab es nicht. Entsprechend waren Gesellschafterversammlungen im virtuellen Raum vor dem 1. August 2022 nur auf Grundlage von Regelungen im Gesellschaftsvertrag wirksam möglich. Im Zuge der Covid-19-Pandemie hatte der Gesetzgeber bereits die Voraussetzungen der versammlungslosen Beschlussfassung erleichtert. Befristet bis Ende August 2022 genügte es, wenn eine versammlungslose Beschlussfassung im Umlaufverfahren von der für den Beschlussgegenstand erforderlichen – regelmäßig einfachen – Mehrheit getragen wurde. Vielfach wurden in der Praxis informelle virtuelle Zusammenkünfte mit Beschlussfassungen im Umlaufverfahren kombiniert, wenn der Gesellschaftsvertrag keine virtuellen Gesellschafterversammlungen vorsah. Mit Auslaufen dieser (vorrübergehenden) Erleichterung gemäß sind auch Beschlussfassungen im Umlaufverfahren nur noch zulässig, wenn alle Gesellschafter diesem Verfahren zustimmen.

Gesetzliche Neuregelung im GmbHG

Seit Inkrafttreten der Gesetzesänderung können virtuell abgehaltene Gesellschafterversammlungen auch allein auf die gesetzliche Neuregelung gestützt werden. Wesentliche Voraussetzungen hierfür ist aber, dass sämtliche Gesellschafter in Textform – d.h. unter anderem auch per E-Mail – zustimmen. Der Gesetzgeber begründet dieses Einstimmigkeitserfordernis damit, dass bei fehlender Grundlage im Gesellschaftsvertrag keinem Gesellschafter diese Versammlungsform aufgezwungen werden solle. Der Gesellschafter hat seine Zustimmung bis zum Eintritt in die Tagesordnung gegenüber dem Einberufungsorgan, typischerweise der Geschäftsführung, zu erklären. Trotz des Einstimmigkeitserfordernisses ist es nicht notwendig, dass sämtliche Gesellschafter an der virtuellen Gesellschafterversammlung selbst teilnehmen. Es reicht aus, wenn nach Zustimmung aller Gesellschafter nur die zur Beschlussfähigkeit erforderliche Anzahl an Gesellschaftern an der Versammlung teilnimmt.

Die virtuelle Gesellschafterversammlung selbst erfolgt dann durch gleichzeitige Teilnahme der Gesellschafter mittels Telefonkonferenz oder Videokommunikation in Echtzeit. Als zulässig werden ebenso Mischformen eine Präsenzversammlung erachtet, zu der sich einzelne Gesellschafter per Telefon oder Videokonferenz dazuschalten. Das sukzessive Telefonieren oder die sukzessive Videokommunikation des Versammlungsleiters mit den Gesellschaftern ist dagegen gesetzlich nicht vorgesehen (virtuelles Umlaufverfahren). In der Einladung zu einer virtuellen Gesellschafterversammlung sind anstelle des Versammlungsortes das Kommunikationsmittel und die Plattform zur Durchführung der Versammlung anzugeben. Hinsichtlich Frist, Form und Ankündigung der Tagesordnung gelten die gleichen Regeln wie für die Einladung zu einer Präsenzversammlung.

Handlungsempfehlung: Vereinbaren sie konkrete Regelungen zur Einberufung und Durchführung von virtuellen Gesellschafterversammlungen im Gesellschaftsvertrag

Virtuelle Gesellschafterversammlungen haben zwar nun eine gesetzliche Grundlage erhalten. Leider ist diese aber aufgrund des Einstimmigkeitserfordernis in der Praxis nur von beschränktem Nutzen. Möchte man eine virtuelle Versammlung nur mit Zustimmung der einfachen Mehrheit der Gesellschafter durchführen, so sind weiterhin konkrete Regelungen im Gesellschaftsvertrag zur Durchführung von virtuellen oder hybriden Gesellschafterversammlungen erforderlich. Nur konkrete Regelungen für die Einberufung von virtuellen Gesellschafterversammlungen bieten eine rechtssichere Lösung, die den individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Gesellschaft und unter den Gesellschaftern Rechnung tragen kann. Hierbei gilt es, zugleich auch flankierende Regelungen zu der Art und Weise der Durchführung von virtuellen Versammlungen, wie etwa zu zulässigen Medien, der Protokollierung oder der Beschlussfassung und -feststellung, zu treffen.

Bei Fragen zur praktischen Umsetzung sprechen Sie uns gerne an.