Das Hinweisgeberschutzgesetz kommt – und damit verbunden sind auch neue Pflichten für Unternehmen.

In unserem Beitrag aus dem Januar 2022 berichteten wir über die europäische Whistleblowing-Richtlinie (RL 2019/1937/EU), mit der unionsweite Mindeststandards zum Schutz von Whistleblowern und zum Umgang mit Insider-Informationen geschaffen werden sollen. Die Richtlinie hätte von den Mitgliedstaaten bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. In Deutschland scheiterte der erste Entwurf eines entsprechenden Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) allerdings an Meinungsverschiedenheiten innerhalb der großen Koalition. Wegen der nicht fristgerechten Umsetzung leitete die Europäische Kommission daraufhin im Januar 2022 ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland ein. Nunmehr hat das Bundesjustizministerium einen weiteren Anlauf genommen und im April 2022 einen neuen Referentenentwurf veröffentlicht. Sofern politische Meinungsverschiedenheiten das Gesetzgebungsverfahren nicht erneut blockieren, dürfte die Umsetzung der europäischen Vorgaben in das deutsche Recht zeitnah erfolgen.

Mehr zu den Einzelheiten des Gesetzentwurfs, zu dem sich schon jetzt ergebenden Handlungsbedarf für Unternehmen und den dabei zu beachtenden arbeitsrechtlichen Aspekten lesen Sie in diesem Beitrag.

Worum geht es beim Hinweisgeberschutzgesetz?

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz soll Beschäftigten und anderen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Gesetzesverstöße erlangen können, ein sicheres Verfahren zur Verfügung gestellt werden, mittels dessen sie auf Missstände aufmerksam machen können, ohne dem Risiko von Repressalien ausgesetzt zu sein. Gleichzeitig sollen Unternehmen und Beschäftigte vor missbräuchlichen Meldungen geschützt werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz wird alle Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichten, eine interne Meldestelle einzurichten, an die sich Beschäftigte und im Unternehmen eingesetzte Leiharbeitnehmer*innen wenden können, um auf interne Rechtsverstöße oder Missstände hinzuweisen. Unternehmen aus besonders störanfälligen Bereichen (z. B. Kapitalverwaltungsgesellschaften oder Datenbereitstellungsdienste) werden solche Meldestellen unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl einzurichten haben.

Die internen Meldestellen müssen durch unabhängige fachkundige Personen oder Abteilungen betrieben werden und die dort eingesetzten Mitarbeitenden sind entsprechend zu schulen. Ein Outsourcing soll möglich bleiben, d.h. Unternehmen können die Pflichten zur Einrichtung eines internen Meldesystems an externe Dritte, z.B. Ombudspersonen, auslagern. Der Gesetzentwurf geht in seiner Begründung ferner davon aus, dass innerhalb eines Konzerns eine Gesellschaft ein Meldesystem einrichten kann und dieses als „Dritter" auch für die anderen Konzerngesellschaften als zentrale Meldestelle fungieren kann. Diese Privilegierung steht indes im Widerspruch zu den Vorgaben der Europäischen Kommission. Diese hatte im vergangenen Jahr der Einrichtung von zentralen Meldestellen innerhalb von Konzernen eine klare Absage erteilt. Vielmehr müsse jedes Konzernunternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten eine eigene Meldestelle einrichten. Der deutsche Gesetzesentwurf geht auf die Stellungnahmen der Kommission nicht weiter ein, weshalb in Bezug auf die Privilegierung mit weiteren Diskussionen zu rechnen ist.

Neben den internen Meldestellen wird es auch externe, d.h. behördliche Meldestellen geben, an die sich Beschäftigte wahlweise wenden können. Wichtig ist insoweit, dass ein Vorrang zur Nutzung interner Meldestellen nicht vorgesehen ist. Unternehmen sollten ihre internen Meldestellen daher möglichst nutzerfreundlich ausgestalten und ggf. auch die Einreichung von anonymen Meldungen ermöglichen, um Hinweisgebenden keinen Anreiz dafür zu bieten, sich unmittelbar an eine externe Meldestelle zu wenden.

Die Einreichung von Hinweisen bei der internen Meldestelle muss mündlich oder in Textform möglich sein, z.B. über eine Telefon-Hotline, ein Online-Portal oder ein E-Mail-Postfach. Eine Pflicht zur Entgegennahme anonymer Hinweise ist nach jetzigem Stand nicht vorgesehen. Allerdings sind eingehende Hinweise von den Meldestellen vertraulich zu behandeln und insbesondere die Identität der beteiligten Personen zu schützen.

Die Meldestellen müssen eingehende Hinweise prüfen und diesen ggf. weiter nachgehen sowie geeignete Folgemaßnahmen ergreifen. Der hinweisgebenden Person muss der Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden und innerhalb weiterer drei Monate hat eine Rückmeldung zum Stand bzw. Ausgang des Verfahrens zu erfolgen.

Während die Whistleblowing-Richtlinie der EU vorsieht, dass Meldungen nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies für die Bearbeitung des Falles notwendig ist, ordnet der deutsche Gesetzentwurf eine Löschung spätestens zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens an. Ob diese Regelung unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts und den europäischen Vorgaben aufrechterhalten werden kann, bleibt abzuwarten.

Wann wird das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft treten?

Planmäßig soll das Hinweisgeberschutzgesetz noch im Laufe dieses Jahres in Kraft treten. Eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 ist im aktuellen Entwurf nur für Unternehmen mit maximal 249 Beschäftigten vorgesehen. Für größere Unternehmen kann sich insofern sehr kurzfristiger Handlungsbedarf bei der Errichtung einer internen Meldestelle ergeben.

Betroffene Unternehmen müssen die weitere Entwicklung im Blick behalten und die Umsetzung der neuen Gesetzesvorgaben rechtzeitig vorbereiten. Denn anders als es die Whistleblowing-Richtlinie vorgibt, drohen in Deutschland bei Verstößen empfindliche Geldbußen. Darüber hinaus dürften sich Geschäftsführer*innen und Vorstände Haftungsrisiken ausgesetzt sehen, wenn sie es unterlassen, im Unternehmen ein ordnungsgemäßes Compliance-System zu errichten.

Bei Ihren Überlegungen zur Einrichtung der internen Meldestelle, den Kriterien für die Auswahl geeigneter Anbieter bzw. Plattformen sowie den damit zusammenhängenden rechtlichen Fragen vom Arbeitsrecht bis zum Datenschutz unterstützen wir Sie gern.

Welche arbeitsrechtlichen Aspekte sind zu beachten?

a. Personelle Ausstattung der internen Meldestelle

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, die interne Meldestelle selbst zu betreiben, müssen die personelle Ausstattung der Meldestelle organisieren - sei es durch die Einstellung von entsprechend geschultem Personal und/oder die Übertragung der Aufgabe auf vorhandene Arbeitnehmer*innen und deren Schulung. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass die Meldestellen ihre Tätigkeit unabhängig und frei von Interessenkonflikten erfüllen können.

b. Beteiligungsrechte des Betriebsrates

Unternehmen, in denen ein oder mehrere Betriebsräte bestehen, müssen berücksichtigen, dass die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes Beteiligungsrechte des Betriebsrates berühren wird. Als zuständige Gremien kommen dabei in Unternehmen mit einem Betrieb der lokale Betriebsrat und bei Unternehmen mit mehreren Betrieben der Gesamtbetriebsrat in Betracht.

(1) Unterrichtungsanspruch
Zunächst wird der Betriebsrat gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG vorab über die geplante Einrichtung eines Hinweisgebersystems zu unterrichten sein. Der Unterrichtungsanspruch soll es dem Betriebsrat ermöglichen, in eigener Verantwortung zu prüfen, ob Beteiligungsrechte bestehen oder ob sonstige Aufgaben wahrzunehmen sind.

(2) Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG
Die Einführung eines Hinweisgebersystems löst das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gemäß § 87 Abs. Nr. 1 BetrVG aus. Nach dieser Vorschrift hat der Betriebsrat bei Fragen der Ordnung des Betriebes und des Verhaltens der Arbeitnehmer*innen im Betrieb mitzubestimmen. Hierunter fällt nach der ständigen Rechtsprechung auch die Einführung von Verfahren zur Meldung von Verstößen.

Das Mitbestimmungsrecht besteht insoweit, wie das Hinweisgeberschutzgesetz den Arbeitgeber*innen einen Gestaltungspielraum lässt. Im Hinblick auf die Frage, ob eine interne Meldestelle errichtet wird, besteht daher kein Mitbestimmungsrecht, weil die Errichtung einer solcher Meldestelle gesetzlich vorgeschrieben ist. Im Hinblick auf die weitere Ausgestaltung des Hinweisgebersystems bestehen jedoch Gestaltungsspielräume. Bereits die Frage, ob die interne Meldestelle im Unternehmen selbst oder bei einem externen Dritten errichtet werden soll, dürfte mitbestimmungspflichtig sein. Gleiches gilt für die Frage, auf welche Weise mündliche und schriftliche Meldungen eingereicht werden können. Auch das weitere Verfahren bezüglich der Bearbeitung der eingegangenen Hinweise bietet Spielräume für Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates.

Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates sind auch dann zu beachten, wenn die interne Meldestelle bei einem externen Dritten eingerichtet wird. Arbeitgeber*innen ist es nämlich verwehrt, die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates dadurch zu beschränken, dass sie mitbestimmungspflichtige Maßnahmen auf einen Dritten verlagern. Arbeitgeber*innen müssen daher bei der Einschaltung Dritter durch eine entsprechende Vertragsgestaltung sicherstellen, dass die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates gewährleistet bleibt.

(3) Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Sofern das geplante Hinweisgebersystem den Einsatz von technischen Einrichtungen vorsieht, ist das Mitbestimmungsrecht des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beachten. Danach besteht ein Mitbestimmungsrecht, wenn eine technische Einrichtung eingesetzt werden soll, die dazu bestimmt ist, das Verhalten und die Leistung von Arbeitnehmer*innen zu überwachen. Dabei genügt es entgegen dem Wortlaut der Norm, dass die Einrichtung objektiv zur Überwachung geeignet ist. Daher wird beispielsweise die Einführung eines online-basierten Hinweisgebersystems in aller Regel mitbestimmungspflichtig sein. Auch insoweit kann das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nicht dadurch umgegangen werden, dass die interne Meldestelle durch einen Dritten und damit auf der Basis dessen technischer Einrichtungen betrieben wird.

(4) Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei Einstellung und Versetzung
Zudem ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei Einstellungen und Versetzungen gemäß § 99 BetrVG zu beachten. Bei der personellen Ausstattung der Meldestelle könnte es sowohl zu Einstellungen als auch zu Versetzungen kommen. Letzteres wäre der Fall, wenn die Meldestellenfunktion auf einen oder mehrere Mitarbeiter*innen übertragen wird und sich dadurch deren Aufgabenbereich erheblich ändert. Da es für die Beurteilung der Erheblichkeit nicht nur auf eine quantitative, sondern auch auf eine qualitative Betrachtung ankommt und den internen Meldestellen künftig eine besondere Bedeutung zukommen wird, spricht viel dafür, dass eine Übertragung dieser Aufgabe auf vorhandene Mitarbeiter*innen häufig eine mitbestimmungsrechtliche Versetzung darstellen wird.

(5) Unterrichtungs-, Beratungs- und Vorschlagsrechte bezüglich Berufsbildungsmaßnahmen
Schließlich sind die Betriebsräte im Vorfeld etwaiger Schulungsmaßnahmen, die aufgrund der Errichtung und des Betriebs einer internen Meldestelle erforderlich werden, ordnungsgemäß nach §§ 96 ff. BetrVG zu beteiligen. Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sieht vor, dass Arbeitgeber*innen dafür Sorge zu tragen haben, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen geschult werden. So soll sichergestellt werden, dass die in den Meldestellen eingesetzten Arbeitnehmer*innen über die für die Anwendung des Hinweisschutzgesetzes erforderlichen Fachkenntnisse verfügen und insbesondere die Vertraulichkeit der Identität der von einer Meldung betroffenen Personen gewahrt wird. Insoweit sind entsprechende Schulungsmaßnahmen mit dem Betriebsrat zu beraten und die Vorschlagsrechte des Betriebsrates zu berücksichtigen.

c. Beweislastumkehr bezüglich des Schutzes vor Repressalien

Zum Schutz der Hinweisgebenden sieht der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes ein Verbot von Repressalien vor. Als mögliche Repressalien kommen insbesondere der Ausspruch einer Kündigung, die Nichtberücksichtigung bei einer Beförderungsmöglichkeit, eine Versetzung oder die Versagung bzw. Reduzierung eines Bonus in Betracht. Um das Verbot von Repressalien möglichst effektiv auszugestalten, wird Hinweisgebenden eine Beweislastumkehr zugutekommen. Ein Hinweisgebender, der eine Benachteiligung nach der Erstattung eines Hinweises erfährt, muss demnach nicht beweisen, dass es sich bei der Benachteiligung um eine unzulässige Repressalie handelt. Vielmehr wird in diesen Fällen das Vorliegen einer Repressalie gesetzlich vermutet und es wird den Arbeitgeber*innen obliegen, diese Vermutung zu widerlegen und das Nichtvorliegen einer Repressalie zu beweisen.

Auf diese Beweislastumkehr sollten sich Arbeitgeber*innen einstellen und bei geplanten Personalmaßnahmen noch mehr darauf achten, dass die der jeweiligen Maßnahme zugrundeliegenden Entscheidungskriterien sorgfältig dokumentiert werden, um erforderlichenfalls den Nachweis erbringen zu können, dass die Maßnahme in keinem Zusammenhang mit einem ggf. zuvor erfolgten Hinweis steht.

Gern unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der zu erwartenden gesetzlichen Vorgaben. Sprechen Sie uns auch bei weiteren Fragen gern an.