Update: Das Gesetz wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt verkündet. Die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle tritt somit für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden ab dem 2. Juli 2023 in Kraft.

Das Hinweisgeberschutzgesetz dient dem Schutz von Hinweisgebern – sogenannten Whistleblowern – und setzt mit deutlicher Verspätung die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um. Am 9. Mai 2023 wurde im Vermittlungsausschuss von Bundesrat und Bundestag ein Kompromiss gefunden, nachdem der Bundesrat den vorherigen Entwurf Anfang Februar 2023 abgelehnt hatte. Am 11. Mai 2023 hat der Bundestag die geänderte Fassung verabschiedet und am 12. Mai 2023 erfolgte die Zustimmung des Bundesrates. Nunmehr ist mit einer kurzfristigen Verkündung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt zu rechnen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet eine Vielzahl von Unternehmen zur Einrichtung einer internen Meldestelle für die Entgegennahme von Hinweisen. Viel Zeit für die Umsetzung bleibt nicht, insbesondere wenn dabei Betriebsräte zu beteiligen sind. Für Unternehmen ab 250 Beschäftigten beginnt diese Pflicht bereits einen Monat nach der Verkündung des Gesetzes – also voraussichtlich ab Mitte Juni 2023. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit für die Umsetzung. Bei Verstößen gegen diese Verpflichtung droht ein Bußgeld von bis zu EUR 20.000,00. Für Unternehmen mit in der Regel weniger als 50 Beschäftigten gibt es – mit Ausnahme von bestimmten regulierten Bereichen wie z. B. Banken, Versicherungen, Kapitalverwaltungsgesellschaften oder Datenbereitstellungsdiensten – keine Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle.

In diesem Beitrag fassen wir im Anschluss an unseren Beitrag Update Hinweisgeberschutzgesetz die wichtigsten Aspekte zusammen.

Außerdem bieten wir für unsere Mandanten einen neuen Service: Gern unterstützen wir Sie bei der Einführung und dem Betrieb der internen Meldestelle für Ihr Unternehmen. Hierfür stellen wir Ihnen ein digitales Hinweisportal zur Verfügung, das an Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird – rechtssicher, DSGVO-konform und auf Wunsch auf Ihrer eigenen Domain. Auch die Betreuung des Hinweisportals übernehmen wir für Sie, einschließlich der Erstbewertung und Weiterleitung der eingehenden Hinweise. Bei Bedarf unterstützen wir Sie darüber hinaus auch bei internen Untersuchungen und erforderlichen Folgemaßnahmen. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie mehr über dieses Angebot erfahren wollen. Bitte wenden Sie sich dazu an Dr. Andrea Kröpelin und Dr. Joachim Jung.

Wozu dient das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Beschäftigte und andere Personen schützen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Gesetzesverstöße ihrer Arbeitgeber*innen oder anderer Stellen, mit denen sie beruflich in Kontakt stehen, erlangen können. Ihnen soll ein sicheres Verfahren zur Verfügung gestellt werden, mittels dessen sie auf Missstände aufmerksam machen können, ohne dem Risiko von Repressalien ausgesetzt zu sein. Gleichzeitig sollen Unternehmen und Beschäftigte vor missbräuchlichen Meldungen geschützt werden. Auf freiwilliger Basis können Unternehmen ihr Hinweisgebersystem auch für externe Personen öffnen, z. B. für Kunden oder Lieferanten.

Wie funktioniert eine interne Meldestelle?

Wie bereits ausgeführt, verpflichtet das Hinweisgeberschutzgesetz eine Vielzahl von Unternehmen zur Einrichtung interner Meldestellen. Die internen Meldestellen müssen durch unabhängige fachkundige Personen oder Abteilungen betrieben werden, die entsprechend zu schulen sind. Ein Outsourcing ist möglich, d. h. Unternehmen können ihre interne Meldestelle an Dritte, z. B. Rechtsanwälte oder Ombudspersonen, auslagern.

Neben den internen Meldestellen wird es auch externe, d. h. behördliche Meldestellen geben, an die sich Hinweisgebende wenden können. Hinweisgebende haben ein Wahlrecht, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wenden. Ein Vorrang der Nutzung interner Meldestellen ist nicht vorgesehen. Auch der im Vermittlungsausschuss gefundene und in das Gesetz aufgenommene Kompromiss spricht lediglich davon, dass Hinweisgebende interne Meldestellen "bevorzugen sollten", sofern eine wirksame interne Abhilfe möglich ist und sie keine Repressalien befürchten. Unternehmen sollen zudem Anreize dafür schaffen, dass sich Hinweisgebende zunächst an die interne Meldestelle wenden. Dies dürfte auch im Interesse der Unternehmen liegen und spricht für eine möglichst nutzerfreundliche Ausgestaltung der internen Meldewege. Zudem verpflichtet das Gesetz die Unternehmen dazu, für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitzustellen.

Meldungen bei der internen Meldestelle müssen in Textform und in mündlicher Form erfolgen können. Ausreichend zur Entgegennahme mündlicher Meldungen ist eine Form der Sprachübermittlung, etwa durch die Aufzeichnung einer Sprachnachricht in einem digitalen Meldeportal. Eine Telefonhotline ist daher nicht notwendig. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen, dies kann ggf. auch per Videokonferenz erfolgen.

Die im ursprünglichen Gesetzentwurf enthaltene Pflicht, eine anonyme Kontaktaufnahme und eine für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation mit der internen Meldestelle zu ermöglichen, wurde im Vermittlungsausschuss gestrichen. Zudem wurde geregelt, dass die interne Meldestelle anonym eingehende Meldungen bearbeiten "sollte", also nicht "muss". Ungeachtet dessen dürfte es aus Unternehmenssicht durchaus sinnvoll sein, ein System zu verwenden, das auch anonyme Meldungen ermöglicht. Anderenfalls erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich Personen in kritischen Fällen eher an externe Stellen wenden.

Die Meldestellen müssen eingehende Hinweise prüfen und diesen ggf. weiter nachgehen sowie geeignete Folgemaßnahmen ergreifen. Der hinweisgebenden Person muss der Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Innerhalb weiterer drei Monate muss eine Rückmeldung zum Stand bzw. Ausgang des Verfahrens erfolgen.

Welchen Schutz sieht das Gesetz für Hinweisgebende vor?

Zum Schutz hinweisgebender Personen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz ein Verbot von Repressalien sowie Schadenersatzansprüche vor.

Mögliche Repressalien gegenüber Beschäftigten sind etwa der Ausspruch einer Kündigung, die Nichtberücksichtigung bei einer Beförderung, eine Versetzung oder die Versagung bzw. Reduzierung eines Bonus. Um das Verbot von Repressalien möglichst effektiv auszugestalten, gilt eine Beweislastumkehr. Beschäftigte, die nach der Erstattung eines Hinweises eine Benachteiligung erfahren, müssen nicht beweisen, dass es sich bei der Benachteiligung um eine unzulässige Repressalie handelt. Vielmehr wird das Vorliegen einer Repressalie gesetzlich vermutet und es obliegt den Arbeitgeber*innen, diese Vermutung zu widerlegen und das Nichtvorliegen einer Repressalie zu beweisen, sofern sich der Hinweisgebende darauf beruft. Darauf müssen sich Arbeitgeber*innen einstellen und bei geplanten Personalmaßnahmen die zugrundeliegenden Entscheidungskriterien noch sorgfältiger als bisher dokumentieren, um erforderlichenfalls nachweisen zu können, dass die Maßnahme nicht in Zusammenhang mit einem zuvor erfolgten Hinweis steht.

Hinweisgebende haben Anspruch auf Ersatz des Schadens, den sie durch verbotene Repressalien erleiden. Es bleibt abzuwarten, welchen Umfang solche Ansprüche zukünftig erreichen werden. Im Vermittlungsverfahren gestrichen wurde die Regelung, dass auch für immaterielle Schäden eine angemessene Entschädigung („Schmerzensgeld") verlangt werden kann.

Wie werden Unternehmen vor falschen Hinweisen geschützt?

Schutz nach dem Hinweisgeberschutzgesetz genießen hinweisgebende Personen nur dann, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Außerdem müssen die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen oder es muss zum Zeitpunkt der Meldung hinreichender Grund zu der Annahme bestanden haben, dass dies der Fall sei.

Bei einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung unrichtiger Informationen sind hinweisgebende Personen zudem zum Ersatz des daraus entstandenen Schadens verpflichtet.

Was passiert, wenn Unternehmen keine interne Meldestelle einrichten?

Wird trotz bestehender gesetzlicher Verpflichtung keine interne Meldestelle eingerichtet, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor. In diesem Fall droht ein Bußgeld von bis zu EUR 20.000,00. Die Bußgeldregelung tritt erst sechs Monate nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft, räumt den Unternehmen ab 250 Beschäftigten also noch eine gewisse „Schonfrist" ein. Ungeachtet dessen sollte die Einrichtung einer internen Meldestelle jetzt zügig vorangetrieben werden, sofern nicht schon geschehen. Dies gilt insbesondere, wenn Betriebsratsgremien im Rahmen ihrer Mitbestimmungsrechte vorab zu beteiligen sind.

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Wenn Sie Interesse an unserem digitalen Hinweisportal haben, sprechen Sie uns gern an. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch ansonsten für alle Fragen rund um das neue Hinweisgeberschutzgesetz zur Verfügung, einschließlich aller damit zusammenhängenden Themen in den Bereichen Arbeitsrecht, Mitbestimmung, Datenschutz etc. sowie für die erforderlichen Schulungen Ihrer Mitarbeitenden.