§ 1 Abs. 2 der Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung - EBV) regelt, welche Entgeltbestandteile in der Entgeltbescheinigung von Mitarbeitern mindestens dargestellt werden sollen.

Mit Wirkung zum 1. Januar 2023 wurde in § 1 Abs. 2 Nr. 2 EBV mit dem neuen Buchstaben d) eine weitere Position ergänzt, was für Verunsicherung bei der Lohnabrechnung gesorgt hat.

Neue ausweispflichtige Entgeltpositionen seit dem 1. Januar 2023

Seit dem 1. Januar 2023 sollen nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 d) EBV neben den üblichen ausweispflichtigen Entgeltbestandteilen auch die nach den §§ 37b, 40 Abs. 1 und 2, nach § 40a Abs. 2 und § 40b EStG pauschal besteuerten Bezüge, jeweils nach ihrer gesetzlichen Grundlage getrennt, in der Entgeltbescheinigung ausgewiesen werden. Hierbei handelt es sich insbesondere um pauschal besteuerte Geschenke an Mitarbeiter sowie um Vorteile aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung.

Die neue Ausweisverpflichtung ist arbeitsintensiv, da die Ausweise in der Gehaltsabrechnung jedes einzelnen Mitarbeiters erfolgen sollen. Der Ausweis ist zudem von vielen Unternehmen nicht gewünscht, da die Mitarbeiter nicht wissen sollen, was z. B. eine Betriebsveranstaltung oder ein Geschenk für den Einzelnen gekostet hat.

Keine korrespondierende Änderung des Steuerrechts

In der bisherigen Abrechnungspraxis wurden die Vorteile der Mitarbeiter aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung zulässigerweise nach § 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV auf den sog. Sammelkonten erfasst, da die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Beträge nicht ohne Weiteres ermittelt werden konnten. Das Sammelkonto enthält dann alle für die Lohnsteuerpauschalierung notwendigen Angaben:

• Tag der Zahlung,
• Zahl der bedachten Arbeitnehmer,
• Summe der insgesamt gezahlten Bezüge sowie
• Höhe der Lohnsteuer.

Die steuerlichen Vorschriften für die Erfassung der Vorteile auf den Sammelkonten haben sich nach der Ergänzung des § 1 Abs. 2 Nr. 2 der EBV um die Buchstabe d) nicht geändert, so dass die vorherige Abrechnungspraxis für die Betriebsveranstaltungen aus den Sammelkonten unseres Erachtens beibehalten werden kann.

Was die Besteuerung der Geschenke mit der Pauschalsteuer nach § 37b Abs. 2 EStG angeht, handelt es sich hierbei gesetzsystematisch nicht um Lohnsteuer, sondern um Einkommensteuer, die gemäß § 37b Abs. 4 Satz 1 EStG lediglich für Anmeldungszwecke als Lohnsteuer gilt. Gemäß Rz. 32 des BMF-Schreibens vom 19. Mai 2015 bestehen für die Zuwendungen, auf die § 37b EStG angewandt wird, keine besonderen Aufzeichnungspflichten. Die Zuwendungen müssen insbesondere nicht zum Lohnkonto genommen werden (§ 4 Ab. 2 Nr. 8 LStDV i. V. m. § 41 Abs. 1 EStG) und daher in der Entgeltbescheinigung auch nicht ausgewiesen werden.

Die Änderung der EBV wurde im Ergebnis losgelöst von den nach dem Steuergesetz bestehenden Aufzeichnungsverpflichtungen getroffen, so dass aus steuerrechtlicher Sicht die bisherige Abrechnungspraxis wohl beibehalten werden könnte. Es bleibt jedoch abzuwarten, ob die derzeitigen steuerlichen Vorgaben vor dem Hintergrund der Änderung der EBV noch anpasst werden.

Verstöße nicht bußgeldbewehrt, aber individuelle Bereitstellung auf Verlangen erforderlich

Ferner sind Verstöße gegen die Vorgaben von § 108 GewO bzw. der EBV nicht bußgeldbewehrt, so dass Arbeitgebern im Falle der Nichteinhaltung keine unmittelbaren Sanktionen drohen. Mitarbeiter können jedoch im Einzelfall verlangen, dass sie eine Entgeltbescheinigung erhalten, die den Vorgaben von § 108 GewO bzw. der EBV entspricht. In der Praxis dürfte ein solches Verlangen jedoch sehr selten sein, da die Vorgaben der EBV nahezu unbekannt sind.

In jedem Fall sollten auf Verlangen von Mitarbeiter die in § 1 Abs. 2 Nr. 2 Buchstabe d) EBV geforderten Angaben zur Entgeltbescheinigung zur Verfügung gestellt werden. Gemäß § 2 Abs. 1a EBV können diese Angaben auch als Anlage zur Entgeltbescheinigung angefügt werden. Dies kann unseres Erachtens dann auch als Excel-Aufstellung erfolgen.

Bei Fragen zu diesem Thema sprechen Sie uns gern an.