In der vergangenen Woche hat der EuGH entschieden, dass Resturlaubsansprüche von Arbeitnehmern nur noch dann am Ende des jeweiligen Kalenderjahres – bzw. des maßgeblichen Übertragungszeitraums, also in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres – verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor aufgefordert hat, seinen Resturlaub zu nehmen und ihn außerdem klar und rechtzeitig auf den ansonsten drohenden Verfall der Urlaubsansprüche hingewiesen hat. Der Arbeitnehmer muss den Urlaub daher nicht von sich aus beantragen, um den Verfall zu verhindern.

Bisherige Rechtsprechung zur Übertragung und zum Verfall von Urlaubsansprüchen

Nach den bislang geltenden Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes musste der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Resturlaubstage gingen nach der bisherigen Rechtsprechung des BAG am Jahresende ersatzlos unter. Eine Übertragung in das Folgejahr fand nur in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen statt, also bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen. Lagen keine Übertragungsgründe vor, erkannte das BAG einen fortbestehenden Resturlaubsanspruch im Folgejahr nur an, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub rechtzeitig – d.h. noch im laufenden Kalenderjahr – beantragt und der Arbeitgeber diesen trotzdem nicht gewährt hatte.

Neue Leitlinien des EuGH

Zwar hat der EuGH der teilweise vertretenen Ansicht, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer „zwangsweise“ beurlauben müssen, eine klare Absage erteilt. Allerdings muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmer in die Lage versetzen, ihre Urlaubsansprüche wahrzunehmen. Dazu gehört nach Auffassung des EuGH, die Arbeitnehmer – ggf. förmlich – aufzufordern, ihren noch verbleibenden Urlaub für das laufende Jahr zu nehmen. Gleichzeitig ist ihnen klar und rechtzeitig mitzuteilen, dass der Urlaub, wenn er nicht in Anspruch genommen wird, am Ende des Kalenderjahres (bzw. des maßgeblichen Übertragungszeitraums) verfällt. Nur wenn ein Arbeitnehmer dennoch aus freien Stücken und in voller Kenntnis der sich daraus ergebenen Konsequenzen darauf verzichtet, Urlaub zu nehmen, darf ein Verfall des Resturlaubs eintreten. Im Streitfall muss der Arbeitgeber beweisen, dass er diesen Pflichten ausreichend nachgekommen ist.

Folgen für die Praxis

Was bedeutet das konkret für Sie als Arbeitgeber? In den Medien wird aktuell häufig empfohlen, die Arbeitnehmer unverzüglich aufzufordern, ihren restlichen Urlaub für das laufende Jahr zu nehmen. Allerdings sollten die betrieblichen Vor- und Nachteile eines solchen Vorgehens sorgfältig abgewogen werden. Kurz vor dem Jahresende könnte eine solche Aufforderung die betrieblichen Abläufe erheblich stören. Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass es regelmäßig nur mit einer recht kleinen Zahl von Mitarbeitern, insbesondere in Trennungsszenarien, zu ernsthaften Streitigkeiten über Resturlaubsansprüche kommt. Ist es betrieblich üblich, alle Urlaubsansprüche über das Jahresende hinaus zu übertragen, z.B. bis zum 31. März oder sogar bis zum 30. April des Folgejahres, bleibt ohnehin noch etwas mehr Zeit für entsprechende Überlegungen.
 
Wie und wann muss ggf. eine Unterrichtung der Arbeitnehmer erfolgen? Noch ist ungewiss, welche Anforderungen die deutschen Arbeitsgerichte künftig an die vom EuGH entwickelten Informationspflichten stellen werden, d.h. unter welchen Voraussetzungen die erforderliche „Urlaubsaufforderung“ ausreichend konkret, transparent und rechtzeitig ist. Denkbar ist, dass die deutschen Arbeitsgerichte keine zu hohen Anforderungen an eine entsprechende Aufforderung stellen und z.B. eine kollektive Aufforderung genügen lassen, sofern sie ausreichend deutlich formuliert ist. Derartige Aufforderungen könnten sich unter Umständen bereits aus Betriebsvereinbarungen oder betrieblichen Urlaubsregelungen ergeben. Möglicherweise lassen sie sich auch aus den regelmäßig zu Beginn des Jahres erfolgenden Aufforderungen zur Urlaubsplanung entnehmen. In Arbeitsverträgen finden sich ebenfalls häufig ausdrückliche Hinweise auf den Verfall von nicht genommenem Urlaub.
 
Natürlich besteht das Risiko, dass die Arbeitsgerichte solche kollektiven bzw. allgemeinen Aufforderungen nicht für ausreichend „konkret“ im Sinne der Rechtsprechung des EuGH halten und statt dessen eine erneute Aufforderung im Einzelfall verlangen. Insofern wird man die weitere Entwicklung der Rechtsprechung, insbesondere die mit Spannung erwartete Folgeentscheidung des BAG (Az.: 9 AZR 541/15) abwarten müssen. Im dortigen Fall wurde der Arbeitnehmer am 23. Oktober aufgefordert, seine restlichen Urlaubstage abzubauen.
 
Bis zu einer Klärung empfiehlt sich für die Praxis, für das laufende Jahr zunächst eine Risikoeinschätzung anhand des aktuellen Urlaubsstandes vorzunehmen. Für die Zukunft sollten Prozesse implementiert werden, die sicherstellen, dass alle Arbeitnehmer rechtzeitig und hinreichend deutlich aufgefordert werden, ihren Resturlaub zu nehmen. Bei der Ausgestaltung dieser Prozesse und der Formulierung einer solchen Aufforderung unterstützen wir Sie gern.