Deutschlandweit werden zum Schutz der Allgemeinheit viele Kongresse und Veranstaltungen aufgrund einer drohenden Ansteckungsgefahr mit COVID-19 abgesagt oder zunächst verschoben. Auch die Planung zukünftiger Veranstaltungen ist mit Unsicherheiten behaftet. Dies stellt sowohl Sponsoren als auch Veranstalter vor erhebliche Herausforderungen. Insbesondere ergibt sich die Frage, wer haftet oder für entstandene Schäden einstehen muss. Dies ist abhängig von der Veranstaltung und den Umständen des Einzelfalles. Wir möchten Ihnen im Folgenden einen Überblick über die rechtliche Situation und Gestaltungsmöglichkeiten geben.

Zu unterscheiden sind die Fälle der Verlegung, der ersatzlosen Absage und der Planung einer zukünftigen Veranstaltung:

1. Fall: Veranstaltungsverlegung

Situation: Die Veranstaltung wird von einem bereits festgelegten Termin auf einen neuen Termin verlegt.

Gesetzliche Regelung ohne vertragliche Vereinbarung: Der Veranstalter bietet weiterhin seine Leistung an, sodass der Aussteller bzw. Sponsor nach wie vor – nur zu einem neuen Termin – an der Veranstaltung teilnehmen kann. Insofern bestehen in diesem Fall hinsichtlich der Hauptleistungspflichten (Durchführung der Veranstaltung bzw. Leistung des Sponsors/Ausstellers) keine Ersatzansprüche, solange die Leistung tatsächlich noch nachgeholt wird.

To-dos:

  • Prüfen Sie den abgeschlossenen Vertrag bzw. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf von der gesetzlichen Situation abweichende Regelungen. Üblicherweise findet sich in Veranstaltungsverträgen oder den AGB eine Klausel zur höheren Gewalt (s. hierzu unten).
  • Prüfen Sie die Möglichkeit des Abschlusses einer Ergänzungsvereinbarung.
    • Sofern bereits ein neuer Termin vom Veranstalter angesetzt wurde, sollte eine Ergänzungsvereinbarung abgeschlossen werden. Hier wird die Fortgeltung des bereits abgeschlossenen Vertrages sowie das Datum des neuen Termins festgelegt. Außerdem können Modifizierungen von Regelungen getroffen werden, die im ursprünglichen Vertrag vereinbart wurden, angesichts des neuen (späteren) Termins jedoch nachteilig sein könnten (z.B. Zahlungsmodalitäten, Kündigungsrecht etc.).
    • Sofern ein neuer Termin noch nicht feststeht, ist abzuwägen, ob eine Ergänzungsvereinbarung sinnvoll ist. In einer solchen könnte jedenfalls die Absicht erklärt werden, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt an den Bedingungen des ursprünglichen Vertrages festhalten zu wollen oder diese aufgrund der Lage zu konkretisieren bzw. modifizieren.

2. Fall: Ersatzlose Absage einer Veranstaltung

Situation: Der Veranstalter sagt die Veranstaltung ohne Nennung eines Ausweichtermins ersatzlos ab.

Gesetzliche Regelung ohne vertragliche Vereinbarung: Ist es dem Veranstalter unmöglich, eine Veranstaltung durchzuführen, muss er seine vertragliche Leistung – die Durchführung der Veranstaltung – nicht mehr erbringen. Die ursprünglich geschuldete Leistung des Veranstalters entfällt automatisch (d.h. ohne weitere Schritte wie eine Kündigung oder Aufhebung des Vertrages). Spiegelbildlich gilt dies auch für die Sponsoren/Aussteller: Die Zahlungsverpflichtung entfällt. Dies gilt im Grundsatz auch für bereits gezahlte Beträge; diese sind seitens des Veranstalters zurückzuzahlen.

To-dos:

  • Prüfen Sie den abgeschlossenen Vertrag bzw. die AGB zu dieser Frage. Üblicherweise findet sich in Veranstaltungsverträgen oder den AGB eine Klausel zur höheren Gewalt.
    • Grundsätzlich könnte eine Epidemie oder Pandemie wie der Coronavirus als höhere Gewalt anzusehen sein. Wann genau höhere Gewalt vorliegt, ist jedoch immer eine Frage des Einzelfalles. Mangelnde Rentabilität allein ist keine höhere Gewalt in diesem Sinne, sondern die Verwirklichung des wirtschaftlichen Risikos. Höhere Gewalt liegt wohl erst dann vor, wenn eine Veranstaltung aufgrund förmlicher behördlicher Anordnung zwingend abgesagt werden muss.
    • In vielen Fällen haben Vertragsparteien die Anwendbarkeit von AGB in ihren Verträgen festgelegt, die zur Haftungsverteilung ausdrückliche Regelungen vorsehen. AGB entwickeln jedoch nur dann ihre Geltung, wenn sie wirksam in das Vertragsverhältnis bei Vertragsabschluss einbezogen wurden. Zudem unterliegen AGB einer gesetzlichen Kontrolle. Jede AGB-Klausel bezüglich einer Haftungsverteilung in Fällen höherer Gewalt bedarf einer eingehenden Prüfung. Häufig eröffnen sich hier weitere Handlungsmöglichkeiten aufgrund unwirksamer Klauseln.
  • Beruft sich ein Veranstalter darauf, dass er bereits Teilleistungen für den Sponsor erbracht hat (z.B. wurde die Website des Veranstalters mit dem Banner des Sponsors bereits vielfach frequentiert oder der Sponsor wurde bereits auf einer Pressekonferenz präsentiert) und verweigert er die Rückerstattung des vollständigen Betrages, so ist zu prüfen, ob nicht diese Teilleistung für den Sponsor wegen der Veranstaltungsabsage sinnlos ist.

    Dafür spricht in der Regel, dass bei einem Ausfall der Veranstaltung der Zweck des Sponsoringengagements nicht erreicht wird. Die Teilleistungen im Vorfeld dürften unserer Auffassung nach für den Sponsor bei einer Absage in der Regel wertlos sein. Auch in diesem Fall hängt das weitere Vorgehen von den Umständen des Einzelfalles ab.

3. Fall: Planung zukünftiger Veranstaltungen

Situation: Sie planen aktuell ein Sponsoring einer zukünftigen Veranstaltung und sind sich unsicher, ob diese in dieser Form aufgrund der Coronakrise überhaupt stattfinden kann, da momentan unklar ist, wie sich die Situation in den nächsten Monaten entwickeln wird.

To-dos:

  • Auch hier gilt es, die Verträge genau zu prüfen: Wie sind die Zahlungsmodalitäten ausgestaltet? Bestehen Haftungs- und Regressansprüche? Der Teufel steckt manchmal im Detail. Ist beispielsweise eine Vorauszahlung vereinbart und sind dann bei höherer Gewalt sämtliche Ansprüche ausgeschlossen, besteht das Risiko, dass Sie als Sponsor zahlen, obwohl die Veranstaltung letztendlich gar nicht stattfindet.
  • Vergessen Sie auch nicht, Ihre eigenen Templates zu überprüfen. Es bietet sich ggfs. an, die besondere Situation in den Vertragstemplates abzubilden. So vermeiden Sie später Unklarheiten.

Bei Absagen, Verschiebungen und der Planung zukünftiger Veranstaltungen gibt es häufig mehrere Handlungsmöglichkeiten. Wichtig ist, dass Sie Ihre Verträge nun dahingehend prüfen, wie die Zahlungsmodalitäten, Regress- und möglicherweise auch Ersatz- und Schadensersatzansprüche ausgestaltet sind und ob ggfs. ergänzende Vereinbarungen getroffen werden müssen.

Hierbei unterstützen wir Sie gern – sprechen Sie uns an!