Eine GmbH hat nach ihrer gesetzlichen Grundkonzeption nur zwei Organe: Die Gesellschafterversammlung und die Geschäftsführung. Aus unterschiedlichen Gründen kann es aber sinnvoll sein, neben diesen beiden Organen weitere Organe (wie Beiräte, Aufsichtsräte oder Gesellschafterausschüsse) zu errichten und diesen Aufgaben zu übertragen. So kann etwa die Einrichtung eines beratenden Expertengremiums ein nützliches Mittel sein, um von externer Marktexpertise zu profitieren. Bei einem großen Gesellschafterkreis kann sich die Übertragung von Kompetenzen der Gesellschafterversammlung auf einen Gesellschafterausschuss anbieten, um das Treffen wesentlicher Entscheidungen zu vereinfachen. Das GmbH-Recht lässt Gestaltungen dieser Art in weitem Rahmen zu. Es lässt auch zu, dass wesentliche Kompetenzen der Gesellschafterversammlung und/ oder der Geschäftsführung auf ein anderes Organ übertragen werden können.

Für viele Formen dieser Organe ist allerdings Grundvoraussetzung, dass ihre Errichtung im Gesellschaftsvertrag angelegt ist. Fehlt es an einer solchen Anlage, können jedenfalls wesentliche Kompetenzen regelmäßig nicht an das zusätzliche Organ übertragen und der vorgesehenen Aufgabe damit nicht wirksam nachgegangen werden. Wurde einem Beirat etwa formlos die Aufgabe zugeordnet, den Jahresabschluss festzustellen oder Geschäftsführer zu bestellen, kann er darüber nicht wirksam Beschluss fassen. Entsprechende Beschlüsse sind dann nichtig. Das kann offenkundig gravierende Konsequenzen haben.

Im Urteil vom 2. Juli 2019 (Az. II ZR 406/17) hat der BGH sich nun auch dazu geäußert, welche gesellschaftsvertraglichen Anforderungen an die Übertragung organschaftlicher Befugnisse an ein Gremium bestehen. Konkret befasste er sich mit der Frage, ob eine sog. „Öffnungsklausel“ in der Satzung ausreicht, um einen Aufsichtsrat zu errichten und diesem wirksam Kontrollbefugnisse zu übertragen. Inhalt solcher „Öffnungsklauseln“ ist regelmäßig, dass sie die Möglichkeit der Gremiumseinrichtung (hier eines Aufsichtsrats) vorsehen und überschlägig beschreiben, welche Aufgaben diesem Gremium übertragen werden können. Der BGH kam zu dem Schluss, dass entsprechende Klauseln ausreichend, aber auch notwendig für die Errichtung eines mit organschaftlichen Aufgaben ausgestatteten Gremiums sind. Mindestens muss die wesentliche Strukturentscheidung der Aufgabenübertragung in der Klausel angelegt sein.

Vor dem Hintergrund dieser Entscheidung sollten GmbH-Gesellschafter, die die Einrichtung eines Gremiums planen, im Vorfeld der Umsetzung zunächst prüfen, welche Aufgaben und Kompetenzen übertragen werden sollen. Im Anschluss daran ist zu fragen, ob die Art der vorgesehenen Aufgaben und Kompetenzen es notwendig macht, dass es für die Übertragung eine Grundlage in der Satzung gibt.

Bei der Übertragung von Überwachungs-, Kontroll- oder Geschäftsleitungsaufgaben ist stets erforderlich, dass dies ein Fundament in der Satzung findet. Es handelt es sich dabei um typische Kompetenzen der Gesellschafterversammlung bzw. der Geschäftsführung (und damit organschaftliche Aufgaben). Zuordnende Entscheidungen über sie sind daher stets Strukturentscheidungen, die eine Satzungsgrundlage erfordern. Mit der oben genannten Entscheidung des BGH kann dafür eine „Öffnungsklausel“ ausreichen. Alternativ können in der Satzung selbst auch schon alle wesentlichen Regelungen zu Einrichtung und Aufgaben eines entsprechenden Gremiums abschließend getroffen werden.

Nicht jede Form von Gremium macht aber eine Satzungsgrundlage notwendig. Rein beratende Gremien (insbesondere Beiräte) können grundsätzlich jederzeit satzungsunabhängig eingerichtet werden.