Der gesetzliche Mindestinhalt der Gesellschafterliste ist jetzt einheitlich in § 40 Abs. 1 GmbHG geregelt. Es geht dabei zum einen um die erforderlichen Angaben zu Personen und Gesellschaften, die an einer GmbH beteiligt sind. Darüber hinaus ist jetzt erstmals vorgesehen, dass die Beteiligung des einzelnen Geschäftsanteils und des Gesamtumfangs der Beteiligung jeweils auch in Prozenten anzugeben sind.

Für natürliche Personen als Gesellschafter ändert sich nichts in Bezug auf die Angaben zum Gesellschafter; anzugeben sind Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort. Bei Gesellschaften als Gesellschafter einer GmbH unterscheidet das Gesetz zwischen eingetragenen und nicht eingetragenen Gesellschaften.

Zu den eingetragenen Gesellschaften gehören zunächst alle in einem deutschen Handelsregister eingetragenen Personengesellschaften (z. B. oHG, KG, GmbH & Co. KG, EWiV) und Kapitalgesellschaften (z. B. AG, SE, KGaA, GmbH, UG haftungsbeschränkt) sowie Gesellschaften, die in sonstigen Registern eingetragen sind, wie z. B. Partnerschaften, Genossenschaften oder Vereine. Bei diesen eingetragenen Gesellschaften sind jeweils Firma, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer anzugeben. Die Regelung gilt auch für ausländische Gesellschaften.

Zu den nicht eingetragenen Gesellschaften gehören die Gesellschaften bürgerlichen Rechts, Erbengemeinschaften, Gütergemeinschaften sowie nicht rechtsfähige Vereine. Die stille Gesellschaft als reine Innengesellschaft wird von der Regelung nicht erfasst. Bei den nicht eingetragenen Gesellschaften sind alle Gesellschafter mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort unter einer zusammenfassenden Bezeichnung in der Gesellschafterliste aufzuführen. Was mit einer „zusammenfassenden Bezeichnung“ konkret gemeint ist, ist im Moment noch nicht abschließend geklärt. Empfehlenswert ist folgende Bezeichnung: Gesellschaft des bürgerlichen Rechts mit der Bezeichnung ABC, bestehend aus den Gesellschaftern A, B und C (jeweils unter Angabe von Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort).

Die Gesellschafterliste ist von den Geschäftsführern bei jeder Änderung anzupassen und zum Handelsregister einzureichen. Dies gilt zunächst bei Änderungen der direkt beteiligten Gesellschafter, sei es aufgrund von Übertragungen der Beteiligung oder Wohnort- oder Namenswechsel. Dies gilt aber auch bei Änderungen im Gesellschafterkreis der nicht eingetragenen Gesellschaften, die an einer GmbH beteiligt sind.

Zusätzlich zu den Angaben zu den Gesellschaftern kommen die Angaben zu den Geschäftsanteilen. Für jeden Geschäftsanteil ist die prozentuale Beteiligung am Stammkapital anzugeben und zusätzlich der Gesamtumfang der Beteiligung als Prozentsatz, wenn ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile hält. Da es inzwischen eine Vielzahl von GmbHs mit Geschäftsanteilen im Nennbetrag von jeweils EUR 1 gibt, ist in diesen Fällen für jeden Geschäftsanteil der prozentuale Anteil anzugeben. Wenn ein Gesellschafter von einem Stammkapital einer GmbH von insgesamt EUR 25.000 hälftig 12.500 Geschäftsanteile zu je EUR 1 hält, müssten streng nach dem Gesetzeswortlaut für diese Gesellschafter 12.500 Geschäftsanteile mit einem Nennbetrag von je EUR 1 und einem Prozentsatz von 0,004 eingetragen werden und zusätzlich als Gesamtbeteiligung EUR 12.500 und 50 %. Die Praxis wird sich damit behelfen, dass für diesen Gesellschafter nicht jeder einzelne Geschäftsanteil eingetragen wird, sondern die Geschäftsanteile mit den Nummern 1-12.500 mit einem Nennbetrag von je EUR 1, einem Prozentsatz von je 0,004 und einer Gesamtbeteiligung von EUR 12.500 bzw. 50 %. In Bezug auf Kleinstbeteiligungen hat das OLG Nürnberg mit Beschluss vom 23. November 2017 (12 W 1866/17) entschieden, dass die Angabe „< 1 %“ nach derzeitiger Rechtslage unzulässig ist.

Das Gesetz ist am 26. Juni 2017 in Kraft getreten. Die Neuregelung findet für Gesellschaften, die am 26. Juni 2017 bereits im Handelsregister eingetragen waren, dergestalt Anwendung, dass die geänderten Anforderungen an den Inhalt der Liste der Gesellschafter erst dann zu beachten sind, wenn aufgrund einer Veränderung nach § 40 Abs. 1 GmbHG eine neue Liste einzureichen ist. Dies bedeutet, dass bei bestehenden GmbHs zunächst kein Handlungsbedarf besteht. Die alten Listen genießen Bestandsschutz und eine neue Gesellschafterliste muss erst zum Handelsregister eingereicht werden, wenn nach dem 26. Juni 2017 eine Veränderung im Kreise der Gesellschafter erfolgt ist. Tritt eine solche Veränderung ein, ist die neue Liste so zu erstellen, dass sie insgesamt die neuen gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt. Unabhängig hiervon besteht die Möglichkeit, auch bei bestehenden GmbHs freiwillig eine aktuelle Gesellschafterliste einzureichen. Es ist auf jeden Fall empfehlenswert, dass die Geschäftsführung in den Fällen, in denen sogenannte nicht eingetragene Gesellschaften als Gesellschafter beteiligt sind, zumindest intern eine Gesellschafterliste erstellt, die den aktuellen Vorgaben nach § 40 Abs. 1 GmbHG entspricht. Zusätzlich muss Vorsorge getroffen werden, dass nicht eingetragene Gesellschaften Informationen über Veränderungen in ihrem Gesellschafterbestand unverzüglich der Geschäftsführung der GmbH mitteilen.