Die Bedeutung der elektronischen Rechnung ist stetig gewachsen und diese stellt bereits vielfach die vorherrschende Fakturierungsmethode dar. Auch diesen Umstand nehmen wir zum Anlass, uns dieser Thematik im Rahmen dieses Beitrages anzunehmen. Den Schwerpunkt legen wir dabei auf die Umsatzsteuer.

Unter einer elektronischen Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung zu verstehen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Dies gilt für sämtliche Rechnungen, beispielsweise auch für Kleinbetragsrechnungen oder Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne.

Seit dem 1. Juli 2011 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung praktisch gleichgestellt, was auch durch die Bestimmung des UStG deutlich wird, wonach Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln sind. Die betreffende Zustimmung des Empfängers ist an keine besondere Form gebunden und daher formfrei möglich. Diese kann beispielsweise in einer Rahmenvereinbarung niedergelegt werden, nachträglich erfolgen oder auch mit Wirkung für die Zukunft zurückgenommen werden. Die Fakturierung mittels elektronischer Rechnungen kann zudem beschränkt oder stillschweigend gebilligt werden. Die elektronische Rechnung setzt kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren voraus. Vielmehr kann die Übermittlung auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, so beispielsweise per E-Mail (ggf. mit Bilddatei oder Textdokumentanhang) oder De-Mail, per Computer-Fax oder Fax-Server, per Web-Download oder per elektronischen Datenaus-tausch (EDI). Dagegen handelt es sich bei einer Übermittlung von Standard-Telefax oder Computer-Telefax an Standard-Telefax nach aktueller Rechtslage um eine Papierrechnung.

Für ein und dieselbe Leistung darf grundsätzlich nur eine Rechnung ausgestellt werden. Werden dagegen ohne eine besondere Kennzeichnung, wie beispielsweise Duplikat oder Kopie, mehrere Rechnungen ausgestellt, schuldet der Unternehmer den doppelt bzw. mehrfach ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag als sogenannten unrichtigen Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG. Dagegen soll diese Rechtsfolge nicht eintreten, wenn inhaltlich identische Mehrstücke der-selben Rechnung übersandt werden. Entsprechendes kann in der Praxis beispielsweise bei der Möglichkeit eines Web-Downloads einer Rechnung, bei der Erteilung einer Mahnung per E-Mail mit angehängter Rechnung, der Übermittlung von Rechnungsdaten in Form eines strukturierten Datensatzes oder bei der gleichzeitigen Ausstellung einer Papierrechnung, wie auch einer elektronischen Rechnung vorliegen.

Die Bezeichnung „inhaltlich identische Mehrstücke“ lässt Interpretationsspielraum zu. Letztlich wird wohl darauf abzustellen sein, ob die Rechnungen in allen Rechnungsanforderungen des § 14 Abs. 4 UStG identisch sind. In Fällen eines abweichenden Rechnungsdatums oder einer abweichenden Rechnungsnummer dürfte mithin kein inhaltlich identisches Mehrstück mehr vorliegen. Ob noch von identischen Mehrstücken ausgegangen werden kann, wenn (lediglich) das Rechnungslayout voneinander abweicht, scheint noch nicht zweifelsfrei geklärt zu sein. Das Ausstellen einer Papierrechnung neben einer elektronischen Rechnung für ein und denselben Umsatz soll allein noch nicht zu einer Anwendung des § 14c Abs. 1 UStG führen. Aus Risikogesichtspunkten ist zu empfehlen, im Falle einer erneuten Ausstellung einer Rechnung eine entsprechende Kennzeichnung als Duplikat oder Kopie aufzunehmen.

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen – analog zur Papierrechnunggewährleistet werden können. Diese Regelung geht auf die Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) zurück, die nach Art. 233 Abs. 1 bestimmt, dass die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit von der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung unabhängig davon gewährleistet werden müssen, ob es sich um eine Rechnung auf Papier oder um eine elektronische Rechnung handelt. Dabei gilt eine Rechnung als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Werden Rechnungsdaten per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder anderen strukturierten Nachrichten übermittelt, sind diese im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach ihrer Konvertierung.

Jeder Unternehmer hat eigenverantwortlich festzulegen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellt. Dies kann durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann. Wird eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder erfolgt eine elektronische Übermittlung mittels EDI, ist die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet, sodass es insofern keines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedarf. Als innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren ausreichend, das zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung eingesetzt wird, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. Ein entsprechendes Verfahren kann ein EDV-unterstütztes oder ein manuelles Verfahren sein. Im Falle der Fakturierung mittels umsatzsteuerlicher Gutschrift hat der Gutschriftenempfänger (Leistende) das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchzuführen. Der Vorsteuerabzug kann allein aufgrund einer fehlerhaften Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens nicht versagt werden. Eine Dokumentation des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ist zu empfehlen.

Rechnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren, unabhängig davon, ob es sich hierbei um elektronische Rechnungen oder Papierrechnungen, um Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen handelt. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung sind dabei entsprechend den obigen Ausführungen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums zu gewährleisten. Im Falle einer Verletzung der Aufbewahrungspflicht wird der Leistungsempfänger zur Sicherstellung des Vorsteuerabzuges im Zweifel nachweisen müssen, dass ihm im Zeitpunkt der Ausübung des Vorsteuerabzuges eine ordnungsgemäße Rechnung vorlag. Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Die elektronische Rechnung ermöglicht oftmals eine vollständige Automatisierung der Erstellung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung, wodurch sich die damit einhergehenden Prozesse (u. a. Freigabe- und Zahlungsprozesse) effizienter, schneller sowie transparenter gestalten lassen. Mithin ist zu erwarten, dass die elektronische Rechnung auch zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen wird. Ein kostenlos zur Verfügung stehendes Dateiformat für die Standardisierung elektronischer Rechnungen ist ZUGFeRD, wodurch sowohl strukturierte Daten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) zusammen in einer E-Mail übermittelt werden können. Bei öffentlichen Aufträgen soll die elektronische Rechnungsstellung künftig zur Standardfakturierungsmethode werden. Dies sieht die auf Unionsvorgaben beruhende sogenannte E-Rechnungsverordnung vom 13. Oktober 2017 vor.