In vielen Unternehmen wurde in den letzten Wochen Kurzarbeit eingeführt. Nachdem die Politik die Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld aufgrund der COVID-19-Pandemie erheblich gelockert und die Unternehmen offensiv zur Inanspruchnahme dieses Instruments aufgefordert hat, haben viele Unternehmen diese Möglichkeit genutzt, um Personalkosten sparen und zugleich auf betriebsbedingte Kündigungen verzichten zu können.

Die rechtlichen Voraussetzungen für die Anordnung der Kurzarbeit sind daher oft unter hohem Zeitdruck geschaffen worden. Die inhaltlichen Angaben in der bei der Agentur für Arbeit zu erstattenden Anzeige des Arbeitsausfalls wurden dabei häufig auf ein Minimum oder relativ pauschale Angaben beschränkt. Letzteres geschah nicht selten auf Anregung der lokalen Arbeitsagenturen, die sich mit einer Flut von Anzeigen konfrontiert sahen.

Aufgrund der schieren Masse der eingereichten Anzeigen sind die Arbeitsagenturen derzeit nur zu einer oberflächlichen Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld in der Lage. Die Grundlagenbescheide ergehen daher häufig unter dem Vorbehalt einer späteren Prüfung.

Es ist zu erwarten, dass detailliertere Prüfungen in den kommenden Monaten erfolgen werden. Diese Prüfungen werden voraussichtlich bereits im Rahmen der Bearbeitung der für die Gewährung von Kurzarbeit erforderlichen Leistungsanträge vorgenommen. Aber auch bei künftigen Betriebsprüfungen wird die wirksame Einführung von Kurzarbeit und deren ordnungsgemäße Abwicklung thematisiert werden.

Dieses Thema ist daher mit der erfolgten Einführung der Kurzarbeit und deren Anzeige bei der Arbeitsagentur noch lange nicht erledigt, sondern erfordert auch in den nächsten Monaten Aufmerksamkeit und größte Sorgfalt.

1. Leistungsanträge für die Zahlung von Kurzarbeitergeld

Die Anzeige des Arbeitsausfalls ist nur eine der Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld. In einem zweiten Schritt muss der Arbeitgeber sogenannte Leistungsanträge stellen. Diese sind für jeden Kalendermonat der Kurzarbeit jeweils nachträglich bei der zuständigen Arbeitsagentur einzureichen, spätestens innerhalb von drei Monaten.

Dabei muss man zunächst wissen, dass für die Leistungsanträge nicht immer die Arbeitsagentur zuständig ist, bei der die Anzeige des Arbeitsausfalls zu erfolgen hat. Der Arbeitsausfall ist grundsätzlich bei der Agentur für Arbeit anzuzeigen, in deren Bezirk der jeweilige Betrieb seinen Sitz hat. Der Leistungsantrag hingegen ist bei der Agentur für Arbeit zu stellen, in deren Bezirk die für den Arbeitgeber zuständige Lohnabrechnungsstelle liegt. Bei Unternehmen mit mehreren Betrieben und einer zentralen Lohnbuchhaltung kann es daher zu unterschiedlichen Zuständigkeiten kommen. Gleiches gilt für Unternehmensgruppen, bei denen die Lohnbuchhaltung für die Gruppengesellschaften zentralisiert erfolgt.

2. Inhalt der Leistungsanträge

Auf der Grundlage der Leistungsanträge erfolgen die Feststellung der Höhe des zu erstattenden Kurzarbeitergeldes sowie der zu erstattenden Sozialversicherungsbeiträge. Für die aktuelle COVID-19-Pandemie haben die Arbeitsagenturen spezielle Antragsformulare veröffentlicht, deren Verwendung zur Vermeidung unnötiger Verzögerungen dringend zu empfehlen ist.

Im Leistungsantrag sind u. a. detaillierte Angaben zur Anzahl der von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter sowie zum Umfang des tatsächlich eingetretenen Arbeits- und Entgeltausfalls zu machen. Außerdem muss der Arbeitgeber das Vorliegen zahlreicher für den Bezug von Kurzarbeitergeld relevanter Umstände bestätigen. Hierzu zählt insbesondere, dass der geltend gemachte Entgelt- und Arbeitsausfall allein auf den in der Anzeige angegebenen durch die COVID-19-Pandemie bedingten Gründen beruht und das Kurzarbeitergeld nur für Mitarbeiter beantragt wird, die die Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld erfüllen.

Dementsprechend muss der Arbeitgeber vor der Antragstellung gründlich prüfen, ob die Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld im Einzelfall tatsächlich vorliegen. Werden insoweit falsche Angaben gemacht, drohen nicht nur eine Rückforderung gewährten Kurzarbeitergeldes, sondern im schlimmsten Fall auch strafrechtliche Konsequenzen. Im Raum stehen hier insbesondere die Straftatbestände des Betruges und des Subventionsbetruges. Da es in Deutschland keine strafrechtliche Verantwortlichkeit juristischer Personen gibt, wären von strafrechtlichen Sanktionen die für den Arbeitgeber handelnden Personen, insbesondere Organmitglieder und die für die Antragstellung verantwortlichen Mitarbeiter, betroffen. Zusätzlich drohen bei einer späteren Rückabwicklung der Kurzarbeit erhebliche Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern nebst entsprechender Säumniszuschläge sowie die Geltendmachung von Verzugslohnansprüchen durch Mitarbeiter, bei denen die Voraussetzungen für Kurzarbeit entgegen der ursprünglichen Erwartung doch nicht vorlagen.

3. Hinweise für die betriebliche Praxis

Angesichts dieser sowohl für das Unternehmen als auch für die handelnden Personen bestehenden Risiken, sollten Arbeitgeber bei der Vorbereitung und Erstellung der Leistungsanträge sehr sorgfältig vorgehen. Insbesondere folgende Aspekte sind zu beachten:

a.     Prüfung und Dokumentation der Gründe für den Arbeitsausfall

Es muss nachvollziehbar dokumentiert werden, dass und warum die im jeweiligen Abrechnungszeitraum eingetretenen Arbeits- und Entgeltausfälle auf die COVID-19-Pandemie zurückzuführen sind und es sich nicht um typische sonstige - z.B. saisonbedingte oder durch das allgemeine Betriebsrisiko bedingte - Schwankungen handelt. Soweit dabei auf Planungen für das laufende Jahr abgestellt wird, sollte auch ein Vergleich mit dem Geschäftsverlauf des Vorjahres vorgenommen werden.

b.     Prüfung und Dokumentation der Rechtsgrundlage(n) für die Anordnung von Kurzarbeit

Für jeden im Leistungsantrag genannten Mitarbeiter muss eine wirksame Rechtsgrundlage für die Anordnung der Kurzarbeit vorliegen.

Sofern kollektivrechtliche Rechtsgrundlagen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) bestehen, ist zu prüfen, ob der Mitarbeiter tatsächlich vom Geltungsbereich der jeweiligen Regelung erfasst wird. Dies kann insbesondere bei außertariflichen Mitarbeiter bzw. leitenden Angestellten im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes nicht der Fall sein.

Sofern die Kurzarbeit aufgrund von Einzelvereinbarungen eingeführt wurde, ist sicherzustellen, dass der Mitarbeiter das unterbreitete Angebot zum Abschluss einer solchen Vereinbarung auch tatsächlich angenommen hat, d.h. in der Regel eine von beiden Seiten unterzeichnete Fassung vorliegt und dass die Vereinbarung die Reduzierung der Arbeitszeit sowie der Vergütung hinreichend konkret regelt.

Die jeweilige Kollektivregelung bzw. die Einzelvereinbarungen sind bei der Lohnabrechnungsstelle für eine etwaige Prüfung vorzuhalten.

c.     Prüfung und Dokumentation der Erheblichkeitsschwellen

Während des Kurzarbeitszeitraums muss ein erheblicher Arbeitsausfall vorliegen. Dies bedeutet aktuell, dass in jedem Abrechnungsmonat mindestens 10% der Mitarbeiter des Betriebes bzw. der Betriebsabteilung einen Entgeltausfall von mehr als 10% haben müssen. Liegen diese betrieblichen Voraussetzungen in einem Abrechnungsmonat nicht vor, besteht für diesen Zeitraum kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

d.     Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten

Besonders wichtig ist, dass die während des Kurzarbeitszeitraums tatsächlich geleisteten und vom Arbeitgeber zu vergütenden Arbeitsstunden lückenlos und nachweisbar dokumentiert werden. Die Höhe des sich aus der tatsächlichen Arbeitsleistung ergebenden Ist-Entgeltes hat nämlich unmittelbare Auswirkungen auf die Höhe des Entgeltausfalls und damit auf die Höhe des Kurzarbeitergeldes.

Insoweit ist es unschädlich, wenn es in den einzelnen Abrechnungszeiträumen zu Abweichungen von dem ursprünglich angezeigten Arbeitsausfall gekommen ist, d.h. bei einzelnen Mitarbeitern ein höherer oder geringerer Arbeitsausfall eingetreten ist. Dies gilt jedenfalls solange, wie die oben erwähnten Erheblichkeitsschwellen nicht unterschritten werden.

Die Zeitnachweise sind bei der Lohnabrechnungsstelle für eine spätere Prüfung vorzuhalten. Keinesfalls sollten entsprechende Zeitnachweise wahrheitswidrig „optimiert“ oder Mitarbeiter angewiesen werden, tatsächlich geleistete Arbeitszeiten nicht zu erfassen.

e.     Prüfung und Dokumentation bei Arbeitszeitkonten

Werden Arbeitszeitkonten geführt, ist für jeden Mitarbeiter zu prüfen, ob vorhandene Arbeitszeitguthaben bereits entsprechend den gesetzlichen Anforderungen abgebaut wurden. Ein Aufbau negativer Arbeitszeitguthaben ist derzeit nicht erforderlich.

f.     Kurzarbeitergeldberechtigung bei Neueinstellungen

Werden während des Kurzarbeitszeitraums neue Mitarbeiter eingestellt, ist zu prüfen, ob für die Neueinstellung ein triftiger Grund vorlag. Denn nur bei Vorliegen eines solchen Grundes kann auch für diese Mitarbeiter Kurzarbeitergeld bezogen werden.

Ein triftiger Grund kann insbesondere dann vorliegen, wenn es sich um eine schon länger gesuchte und für den Betrieb – ggf. nach der Krise - dringend erforderliche Fachkraft handelt, die nicht ohne weiteres auf dem Arbeitsmarkt zu finden ist. Im Einzelfall kann es sich anbieten, die Kurzarbeitergeldberechtigung vorab mit der Agentur für Arbeit zu klären.

Zu beachten ist ferner, dass nach Beginn der Coronakrise bzw. nach Anzeige von Kurzarbeit vereinbarte Neueinstellungen ohne triftigen Grund auch Auswirkungen auf die Kurzarbeitergeldberechtigung der anderen Arbeitnehmer haben können. Es ist widersprüchlich, wenn der Arbeitgeber wegen erheblichen Arbeitsausfalls Kurzarbeit anordnet, aber gleichzeitig Neueinstellungen vornimmt. Dies kann u.U. auch für Bereiche gelten, die nicht von Kurzarbeit betroffen sind, denn im Hinblick auf die Vermeidbarkeit des Arbeitsausfalls wären Umsetzungen vorhandener Arbeitnehmer vorrangig.

g.     Nachträglicher Wegfall der Kurzarbeitergeldberechtigung

Mitarbeiter, deren Arbeitsverhältnis gekündigt bzw. mit denen eine Aufhebungsvereinbarung abgeschlossen wurde, sind vom Bezug von Kurzarbeitergeld ausgeschlossen. Sie dürfen daher bei Leistungsanträgen nicht (mehr) berücksichtigt werden. Grund hierfür ist, dass die mit dem Kurzarbeitergeld bezweckte Überbrückung eines vorübergehenden Arbeitsausfalls nicht mehr erreicht werden kann, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses feststeht.

Aus denselben Überlegungen entfällt die Berechtigung zum Bezug von Kurzarbeitergeld auch dann - vollständig oder teilweise -, wenn die endgültige Entscheidung getroffen wird, den in Kurzarbeit befindlichen Betrieb ganz oder teilweise stillzulegen. Auch dann fehlt es dann an dem für den Bezug von Kurzarbeitergeld vorausgesetzten vorübergehenden Arbeitsausfall.

Arbeitgeber sollten die mit der Kurzarbeit verbundenen Besonderheiten daher auch bei der Abwicklung stets im Auge zu behalten und ggf. rechtlichen Rat einholen.

Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie hierzu weitere Fragen haben.

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