Am 28. Juni 2018 hat das Justizministerium eine Verordnung über die Ausgestaltung der Gesellschafterliste im Bundesgesetzblatt veröffentlicht, die am 1. Juli 2018 in Kraft getreten ist. Die Bestimmungen in § 40 GmbHG werden dadurch insbesondere in zwei Punkten klargestellt: Die Geschäftsanteile sind fortlaufend zu nummerieren. Dabei kann die numerische Zuordnung von Geschäftsanteilen für jeden Gesellschafter zusammengefasst werden und die Gesellschafterliste kann sowohl nach Geschäftsanteilen als auch nach Gesellschaftern sortiert werden. Hält also ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile in fortlaufender Nummerierung, können diese zusammengefasst werden und es muss nicht jeder einzelne Geschäftsanteil in der Liste mit einer eigenen Nummer aufgeführt werden.

Die Prozentangaben dürfen nach dem kaufmännischen Prinzip bis auf eine Dezimalstelle gerundet werden, wobei Abrundungen auf 0 %, 25 % oder 50 % nicht zulässig sind. Diese Möglichkeit der Ab-rundung gilt auch für die Ermittlung des Gesamtumfangs der prozentualen Beteiligung eines Gesellschafters. Aufgrund der Möglichkeit der Rundung braucht die Summe der Prozentangaben nicht 100 % zu ergeben. Wenn der einzelne Geschäfts-anteil weniger als 1 % vom Stammkapital ausmacht, dann genügt die Angabe „< 1 %“. Dies gilt auch, wenn mehrere Geschäftsanteile eines Gesellschafters weniger als 1 % vom Stammkapital betragen.

Veränderungen, die nach § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG die Gesellschafterliste betreffen, sind in einer Veränderungsspalte zu erfassen, z. B. die Teilung oder Zusammenlegung oder Einziehung von Geschäftsanteilen, die Kapitalerhöhung oder Kapitalherabsetzung sowie die Anteilsübertragung. Wenn aufgrund derartiger Änderungen Geschäftsanteile neu zu nummerieren sind, fallen die bisherigen Nummern und die dazugehörigen weiteren Angaben in der Gesellschafterliste weg.