Nachdem die Coronapandemie auch Deutschland erreicht hat, haben viele Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern verstärkt das Arbeiten im Homeoffice ermöglicht, um auf diese Weise das Ansteckungsrisiko ihrer Mitarbeiter*innen weitestgehend zu minimieren. Spätestens jetzt ist das Homeoffice damit für eine breite Masse der Arbeitnehmerschaft in Deutschland gelebte Realität.

Mit dem Homeoffice verknüpft ist aber auch eine Reihe von steuerlichen Fragen: Welche Kosten kann der Arbeitnehmer in dieser besonderen Situation steuerlich als Werbungskosten geltend machen? Und welche lohnsteuerlichen Konsequenzen resultieren aus einer gegebenenfalls (anteiligen) Kostenübernahme von Aufwendungen für die Einrichtung und Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes oder aber von Internet- und Telefongebühren bzw. Betriebskosten durch den Arbeitgeber?

Genau hierzu möchten wir nachfolgend eine erste Orientierungshilfe geben:

I.     Möglichkeiten des Werbungskostenabzugs durch Arbeitnehmer*innen

1.     Sind Kosten, die im Zusammenhang mit dem Homeoffice anfallen, dem Grunde nach als sogenanntes „häusliches Arbeitszimmer“ abzugsfähig?

Das Homeoffice kann unter bestimmten Bedingungen steuerlich unter dem Begriff „häusliches Arbeitszimmer“ Berücksichtigung finden. Werden die relativ restriktiven Voraussetzungen für die Anerkennung als Arbeitszimmer im steuerlichen Sinn erfüllt, lässt das Finanzamt den Abzug bestimmter Aufwendungen als Werbungskosten zu.

Nach aktueller Rechtslage ist der Werbungskostenabzug allerdings weniger die Regel als die Ausnahme:

a)     Unbeschränkter Werbungskostenabzug

Einen unbeschränkten Abzug von Kosten für das Arbeitszimmer lässt der Fiskus nur dann zu, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt.

In der Mehrzahl der Fälle befindet sich der berufliche Mittelpunkt allerdings nicht im Arbeitszimmer, sondern im Büro, im Geschäft, beim Kunden, auf der Baustelle oder in der Praxis. Je nach Verlauf der Coronapandemie ist es in der aktuell gegeben Sondersituation allerdings gut möglich, dass sich der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit – wenn auch nur temporär – in das Arbeitszimmer verlagert und damit nunmehr auch die betragsmäßig unbeschränkte steuerliche Berücksichtigung von Kosten für diesen Zeitraum in Betracht kommt.

Sollte die betriebliche Tätigkeit z. B. wegen Kurzarbeit demgegenüber gänzlich ausgesetzt werden, wird auch kein Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer mehr festgestellt werden können. Werbungskosten können in diesem Fall nicht angesetzt werden.

b)     Beschränkter Werbungskostenabzug

Ein betragsmäßig begrenzter Werbungskostenabzug in Höhe von maximal EUR 1.250 pro Jahr ist vorgesehen, wenn dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz als das Homeoffice für die berufliche Tätigkeit zur Verfügung steht.

Sollten Arbeitgeber im Zuge der Coronaprävention gezwungen sein, für einen gewissen Zeitraum die Arbeitsstätten zu schließen und steht Arbeitnehmer*innen infolgedessen kein anderweitiger Arbeitsplatz zur Verfügung, ist insoweit der Werbungskostenabzug begrenzt auf EUR 1.250 pro Jahr grundsätzlich eröffnet. Dabei kann der volle Höchstbetrag in Höhe von EUR 1.250 auch bei nur zeitweiliger bzw. unterjähriger Nutzung des Homeoffice ausgeschöpft werden; eine zeitanteilige Kürzung erfolgt nach aktueller Verwaltungsauffassung nicht. Voraussetzung hierfür ist, dass auch tatsächlich Aufwendungen in dieser Höhe angefallen sind. Für den Zeitraum der Einschränkungen sollte dem Finanzamt im Weiteren für Nachweiszwecke eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorgelegt werden können.

Es bleibt abzuwarten, ob die Finanzverwaltung zu dieser infolge der Coronaproblematik akut gewordenen Thematik Stellung nehmen und möglicherweise kurzfristig Billigkeitsmaßnahmen erlassen wird.

2.     Welche zusätzlichen Voraussetzungen muss ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen, um als solches steuerlich anerkannt zu werden und was unterscheidet das Arbeitszimmer von einer häufig vorhandenen „Arbeitsecke“?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist nach der allgemeinen steuerlichen Definition ein separater Raum, der in die häusliche Sphäre (Wohnung oder Wohnhaus) eingebunden ist und der zur Erledigung von nahezu ausschließlich beruflichen Tätigkeiten dient.

Eine anderweitige private Mitbenutzung ist in den meisten Fällen abzugsschädlich. Dies wird mitunter auch die größte Hürde für die steuerliche Anerkennung eines für die Zeit der Coronakrise genutzten Arbeitszimmers darstellen. Erfolgt eine nur teilweise Umwidmung eines Raums, können Werbungskosten nicht geltend gemacht werden.

Damit ist klar, dass die vielfach genutzte „Arbeitsecke“ nicht die Voraussetzungen eines steuerlich abzugsfähigen Arbeitszimmers erfüllt. Selbst ein Durchgangszimmer lässt sich i. d. R. nicht absetzen. Zeitweiliges Arbeiten im Homeoffice erfüllt insofern nur in wenigen Fällen die besonders eng gefassten Voraussetzungen, sofern nicht unter Umständen ein Raum zur Verfügung steht, der anhand der genannten Kriterien umgebaut und ausgestattet werden kann.

3.     Welche Kosten können steuerlich abgesetzt werden, falls ein häusliches Arbeitszimmer vorliegt?

Steuerlich in Abzug gebracht werden können insbesondere Aufwendungen für die Ausstattung und Einrichtung des häuslichen Arbeitszimmers, wobei die allgemeinen steuerlichen Abschreibungsregeln zu beachten sind, wenn es sich hierbei um sogenannte Arbeitsmittel handelt (z. B. Computer). Gegebenenfalls hat eine Verteilung der Kosten auf mehrere Kalenderjahre zu erfolgen.

Daneben kommt der (anteilige) Abzug z. B. von nachfolgend genannten Aufwendungen in Frage:

  • Miete / Absetzung für Abnutzung (AfA) – bei Eigentum
  • Laufende Betriebskosten (z. B. Wasser- und Energiekosten)
  • Reinigungskosten
  • Renovierungskosten
  • Schuldzinsen für Kredite, die zur Anschaffung, Herstellung oder Reparatur des Gebäudes oder der Eigentumswohnung verwendet worden sind

4.     Was gilt im Falle einer nicht ganzjährigen Nutzung?

Die o. g. Kosten sind grundsätzlich zeitanteilig anzusetzen, wenn erst im Laufe des Jahres die Arbeit im häuslichen Arbeitszimmer aufgenommen wurde, d. h. es können nur die auf den Zeitraum der Nutzung entfallenden Aufwendungen berücksichtigt werden.

Eine Kürzung ist hingegen nicht gerechtfertigt, wenn etwa aufgrund von Urlaub, Krankheit, Wochenenden oder mangels Aufträgen das Zimmer zeitweise nicht genutzt wird. In anderen Worten sind auch solche Werbungskosten anzusetzen, die anteilig auf Wochenenden, Urlaubs- und Krankheitstage entfallen, währenddessen das Arbeitszimmer grundsätzlich zur Verfügung steht.

5.     Können bestimmte Kosten trotzdem abgesetzt werden, auch wenn das Arbeitszimmer nicht anerkannt wird?

Sogenannte Arbeitsmittel, wie z. B. ein Schreibtisch, Bürostuhl, Regale, Drucker und PC, die ausschließlich beruflich genutzt werden, können unabhängig von der Anerkennung als Arbeitszimmer immer als Werbungskosten abgesetzt werden. Wie bereits erwähnt, sind an dieser Stelle die allgemeinen steuerlichen Abschreibungsregeln zu beachten, nach denen gegebenenfalls ein nur anteiliger Ansatz der Kosten pro Kalenderjahr vorgenommen wird. In jedem Fall sollte jedoch sichergestellt werden, dass eine private Mitbenutzung grundsätzlich ausgeschlossen ist. Derartige Werbungskosten wirken sich im Rahmen in der jährlichen Steuererklärung nur dann aus, wenn die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von EUR 1.000 übersteigen.

Selbstverständlich können auch diejenigen, die bereits ein steuerlich absetzbares Arbeitszimmer haben, Arbeitsmittel zusätzlich absetzen.

II.     (Lohn-)Steuerliche Besonderheiten für Arbeitgeber

1.     Können Bürokosten, die Arbeitnehmer*innen durch das Homeoffice entstanden sind, steuerfrei ersetzt werden?

Laufende Kosten für das Homeoffice (z. B. anteilige Miete, Strom, Reinigungskosten) können regelmäßig nicht steuer- und beitragsfrei durch den Arbeitgeber ersetzt werden.

Sofern hierfür neben dem Arbeitslohn eine zusätzliche pauschale Vergütung gezahlt wird, gehört diese regelmäßig als Werbungskostenersatz zum steuer- und betragspflichtigen Arbeitslohn.

2.     Können Aufwendungen für Arbeitsmittel, die im Rahmen des Homeoffice durch Arbeitnehmer*innen genutzt werden, steuerfrei ersetzt werden?

Sofern Kosten für die Beschaffung von z. B. IT vom Arbeitgeber getragen werden und das Eigentum beim Arbeitgeber verbleibt, führt die Gestellung als Arbeitsmittel nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil für Arbeitnehmer*innen. Dies gilt selbst dann, wenn die Geräte privat mitbenutzt werden können.

Werden die Arbeitsmittel – z. B. die EDV-Ausstattung – dem Arbeitnehmer übereignet, handelt es sich in Höhe des Werts der Sachbezüge um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Stehen die Arbeitsmittel im Eigentum der Arbeitnehmer*innen und wird für die betriebliche Verwendung eine pauschale Vergütung gezahlt, gehört diese ebenfalls als Werbungskostenersatz zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

3.     Welche steuerlichen Konsequenzen hat ein Zuschuss zu den Kosten für Internet und Telefonie?

Zuschüsse zu den Aufwendungen für den privaten Internetanschluss von Arbeitnehmer*innen sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn, können jedoch lohnsteuerlich mit 25 % pauschaliert werden. Dabei kann die Pauschalierung aus Praktikabilitätsgründen ohne weitere Prüfung erfolgen, soweit die laufenden Internetkosten einen Betrag von EUR 50 nicht übersteigen. Bei Anwendung dieser Vereinfachung, sollte darauf geachtet werden, dass eine Erklärung des Arbeitnehmers unter Bezugnahme auf die Internetkosten notwendig ist, die als Beleg dem Lohnkonto hinzugefügt werden sollte.

Die Übernahme von Telefonkosten führt dann nicht zu einem steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn zugleich ein betriebliches Gerät überlassen wird (§ 3 Nr. 45 EStG). Bei Nutzung eines privaten Geräts, kommt die Zahlung eines steuerfreien Auslagenersatzes in Betracht.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Fragen zu diesen Themen haben.