Altersgrenzenregelungen, die eine automatische Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei Erreichen des Rentenalters vorsehen, sind in einer Vielzahl von Arbeitsverträgen enthalten. Derartige Regelungen sind sinnvoll, weil allein das Erreichen des Rentenalters kein Grund für eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber ist. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hatte sich in einer kürzlich veröffentlichten Entscheidung vom 25. Oktober 2017 (Az. 7 AZR 632/15) mit der Frage zu befassen, welche Anforderungen an die Form einer solchen Befristungsabrede zu stellen sind.

Das BAG stellte zunächst fest, dass eine auf die Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung abstellende Befristung im Hinblick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz grundsätzlich auch in Individualverträgen vereinbart werden kann. Gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG (Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge) bedarf die Befristung eines Arbeitsverhältnisses jedoch stets der Schriftform – auch wenn für Arbeitsverträge im Übrigen kein Schriftformerfordernis gilt. Wird die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform nicht eingehalten, ist die Befristung unwirksam und das Arbeitsverhältnis besteht trotz Erreichens der Altersgrenze unbefristet fort.

Die Schriftform für die Befristung eines Arbeitsverhältnisses wird nach der Rechtsprechung nur dann gewahrt, wenn die unterzeichnete Befristungsabrede dem jeweils anderen Erklärungsempfänger noch vor Vertragsbeginn zugeht. Dies gilt auch für eine Befristung auf das Erreichen der Regelaltersgrenze für den Bezug einer ungekürzten Altersrente. Es reicht daher nicht, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein noch nicht unterzeichnetes Exemplar des Arbeitsvertrages übersendet, welches der Arbeitnehmer unterzeichnet und an den Arbeitgeber zurücksendet, der dieses Exemplar anschließend selbst unterzeichnet und zur Personalakte nimmt. Zwar liegt im Ergebnis ein von beiden Parteien im Original unterzeichneter Arbeitsvertrag vor. Allerdings hat der Arbeitnehmer keine vom Arbeitgeber unterzeichnete Fassung erhalten. Deshalb ist es notwendig, dem Arbeitnehmer vor dem Beginn des Arbeitsverhältnisses eine vom Arbeitgeber gegengezeichnete Vertragsfassung zu übergeben und dies zu dokumentieren.

Dies kann wie folgt geschehen: Entweder übersendet der Arbeitgeber zwei bereits von ihm unterzeichnete Exemplare des Arbeitsvertrages an den Arbeitnehmer und bittet ihn um Rück-sendung eines gegengezeichneten Exemplars. In diesem Fall verbleibt ein vom Arbeitgeber unterzeichnetes Exemplar beim Arbeitnehmer, was für die Einhaltung des Formerfordernisses ausreichend ist. Alternativ bittet er den Arbeitnehmer um Rücksendung zweier von ihm unterzeichneter Exemplare und händigt ihm eines davon nach Gegenzeichnung aus. Natürlich können beide Seiten den Arbeitsvertrag auch vor Ort in zweifacher Ausfertigung unterzeichnen und der Arbeitnehmer erhält eines der Exemplare. Den Erhalt sollte der Arbeitnehmer in jedem Fall bestätigen – eine gesondert zu unterzeichnende Bestätigung sollte daher in den Vertrag aufgenommen werden. Bei der Formulierung unterstützen wir Sie gern. Wichtig ist außerdem, dass die Unterzeichnung des befristeten Vertrages vor der tatsächlichen Arbeitsaufnahme erfolgt.

Im Ergebnis bedarf damit fast jeder Arbeitsvertrag einer strengen Schriftform, sofern nicht eine wirksame Altersbefristung anderweitig – z. B. durch Tarifvertrag – sichergestellt ist. Zudem muss der Arbeitgeber darauf vorbereitet sein, die Einhaltung der Form und den Zugang beim Arbeitnehmer im Streitfall zu beweisen. Dies kann insbesondere dann schwierig werden, wenn der Arbeitgeber Personalakten in digitalisierter Form führt und deshalb nicht mehr zweifelsfrei erkennbar ist, ob es sich um Originalunterschriften handelt. Wie damit umzugehen ist, ist derzeit noch ungeklärt.

Teilweise wird empfohlen, bei der Digitalisierung entsprechende durch Zeugen bestätigte Vermerke anzubringen, dass der Vertrag beiderseits im Original unterzeichnet war und wie die darauf befindlichen Unterschriften im Einzelnen ausgesehen haben. Um unnötige Risiken zu vermeiden, raten wir aber bis auf weiteres dazu, wesentliche Vereinbarungen stets im Original zur Personalakte zu nehmen – auch wenn damit das „papierlose Büro“ in gewissem Umfang konterkariert wird.